Ao iniciar uma nova organização, formar uma equipe ou definir um projeto, é importante saber qual deve ser o objetivo e o escopo. O documento usado para esclarecer isso é chamado documento charter.
O que é um documento de carta?
Uma carta é um documento formal que é como um roteiro para o que uma organização, equipe ou projeto pretende ser e realizar. Inclui quem está envolvido, quais são os objetivos, quem tem a autoridade e sobre o quê e quem e se há um ciclo de vida para o grupo ou projeto quando estiver concluído.
Um exercício histórico
Os documentos da carta existiram desde a Idade Média. A Magna Carta, que data de 1215, esclareceu o papel do rei da Inglaterra ao estabelecer direitos para os barões, outros proprietários e a Igreja.
Ao longo da história, as cartas foram documentos valorizados que delineiam os direitos organizacionais e de projeto, bem como o que precisava ser realizado. De companhias fretadas dotadas de poderes reais à medida que se propuseram a descobrir o novo mundo por meio de documentos que ditavam os direitos coloniais, os estatutos de ontem são semelhantes no contexto dos documentos organizacionais de hoje.
O que é uma Carta do Projeto?
Uma carta do projeto não define apenas as ambições e os jogadores em um projeto; ele protege a equipe do temido “escopo do escopo” que faz com que muitos projetos se tornem indisciplinados.
Uma carta é elaborada antes do plano do projeto; detalha os objetivos e metas do projeto. Também inclui o histórico do projeto, explicando seu propósito e o que ele precisa realizar. A carta descreve o escopo do projeto e define quais são as entregas, as tarefas pelas quais a equipe é responsável e os trabalhos que a equipe também não espera que desempenhem. O último é crucial na prevenção de “escopo de escopo” que pode levar a responsabilidades cada vez maiores, o que pode ameaçar os prazos finais.
A carta também deve ditar liderança, partes interessadas e membros da equipe. Ele delineará datas críticas no projeto e no orçamento, juntamente com riscos e premissas, assim como dependências e restrições. Deve esclarecer o nível de autoridade do gerente do projeto, incluindo se eles podem contratar ou demitir funcionários. Finalmente, deve estabelecer um plano de jogo de comunicação, incluindo parâmetros sobre a rapidez com que as respostas são esperadas nas consultas.
Um termo de abertura do projeto deve ser assinado pelas principais partes interessadas e pela administração. Deve reduzir a falta de comunicação e fornecer uma luz forte para a vida do projeto. Também é considerado uma maneira de "vender" um projeto para gerenciamento para aprovação.
Escrevendo uma Carta da Boa Equipe
Assim como uma carta de projeto, uma carta de equipe deve realizar as mesmas coisas para qualquer equipe. Seus componentes são semelhantes, mas aplicados à equipe, e não a um projeto.
Isso explicará por que a equipe está sendo criada e que tipos de projetos ela vai liderar, ao mesmo tempo em que delineia os objetivos para o futuro da equipe e esclarece os parâmetros para medir o sucesso da equipe.
A carta definirá claramente os papéis - quem está no comando, o que a autoridade deles exige, quem são os membros da equipe, quais habilidades eles trazem para a mesa e como essas habilidades serão melhor utilizadas. O documento irá explorar o orçamento alocado para a equipe, bem como os recursos à sua disposição. Além disso, estabelece como as auditorias e revisões internas serão realizadas para o andamento dos projetos da equipe, juntamente com a execução das avaliações da equipe e a frequência das mesmas. Os métodos e expectativas de comunicação também devem ser delineados.
Uma boa carta de equipe deve ajudar a minimizar a falta de comunicação e manter uma equipe concentrada em seus objetivos.
Cartas como Forças Orientadoras
O documento de carta esclarece as estruturas de poder, estabelece planos de comunicação e serve como um guia básico sobre orçamentos e alocações. Tudo isso pode ser percebido como um problema antes mesmo de começar. Mas a carta ajuda a proteger projetos e equipes estabelecendo diretrizes e aspirações claras, bem como limitações em expectativas e funções. Um documento de carta bem escrito fornecerá e protegerá o escopo para equipes, projetos e organizações.
