Anualmente, as empresas que oferecem benefícios a empregados têm um período de inscrições abertas para que os funcionários possam inscrever ou renovar sua cobertura de assistência médica no próximo ano. Aproximando-se do período de inscrições abertas, muitas empresas lançam uma campanha para comunicar informações sobre suas opções de benefícios. A campanha pode ser multifacetada na abordagem usando comunicações eletrônicas e escritas, juntamente com sessões de reunião aberta para explicar o plano de saúde do próximo ano e as opções de benefícios.
Campanha Eletrônica
Comunicações eletrônicas de funcionários sobre inscrição aberta são comuns no local de trabalho de hoje. As campanhas abertas de comunicação de inscrição incluem anúncios por e-mail para todos os funcionários com informações sobre os planos de benefícios e lembretes sobre quando e como se inscrever, boletins semanais com artigos sobre opções de benefícios e folhetos de benefícios. As informações enviadas via e-mail podem ser postadas na intranet de uma empresa, um site interno, para que os funcionários se conectem por meio dos e-mails. O fornecedor responsável pelo processamento da inscrição pode ter um site para inscrição eletrônica que pode conter informações sobre opções de benefícios. Os funcionários podem revisar as informações de benefícios eletrônicos no seu próprio ritmo e se inscreverem de acordo com sua conveniência antes do final do período de inscrição aberto.
Teleconferência / Reunião na Web
Empregadores maiores podem realizar conferências em toda a empresa com reuniões via web durante a inscrição aberta. As chamadas podem ser hospedadas pelo departamento de recursos humanos e ter convidados dos fornecedores contratados para fornecer os benefícios do próximo ano. Cada fornecedor pode falar com as ofertas e responder a perguntas. Apresentações, incluindo uma demonstração do site de inscrição, podem ser acompanhadas on-line por meio de uma reunião na Web durante a chamada.
Sessões de Inscrição Abertas Face a Face
Para alcançar funcionários sem acesso a computador ou telefone, as empresas podem realizar várias sessões abertas de inscrição cara a cara. Assim como o conceito de teleconferência, os representantes do departamento de recursos humanos da empresa e os fornecedores de planos de saúde podem realizar pessoalmente reuniões com os funcionários para explicar os benefícios e o processo de inscrição. Várias sessões podem ser realizadas para acomodar funcionários em turnos diferentes e permitir um ambiente mais íntimo para os funcionários fazerem perguntas.
