A recepção de um edifício é o centro de informações para todas as suas operações. Não é apenas um local para fazer check-in, mas também pode se tornar vital em uma emergência. Durante uma emergência, a recepcionista recebe informações pertinentes sobre a situação e divulga essas informações ao seu destinatário adequado, trazendo uma conclusão rápida e adequada ao incidente.
Preparações
No início de uma emergência, a recepcionista se torna um comandante de incidente e sua mesa se torna um centro de comando de incidentes. Para funcionar adequadamente durante os procedimentos de emergência, todas as suas ferramentas essenciais devem estar próximas. Teste periodicamente seu telefone, o sistema de pager e os rádios para garantir que todos estejam funcionando corretamente. Inventário de suprimentos de emergência, como um kit de primeiros socorros, AED, garrafa de oxigênio, lanternas e cobertores. Certifique-se de ter suprimentos adequados de papel para anotações, canetas e lápis à mão. Um manual de procedimentos de emergência deve estar disponível, juntamente com folhas de verificação de referência rápida para usar durante um incidente.
Prioridades
Uma vez que uma emergência se apresente, dê prioridade ao que é e não é uma preocupação imediata a ser tratada. Por exemplo, você pode receber um telefonema de um funcionário solicitando que um oficial de segurança a acompanhe até seu carro. Sua resposta deve estar na linha de: "A segurança está envolvida em uma situação de emergência neste momento e não pode ajudá-lo; seria melhor se você pudesse pedir a um colega que o acompanhasse".
Procedimentos de emergência
Imediatamente abra seu manual de procedimentos de emergência para a seção apropriada, e referencie-o sempre que você não estiver completamente certo do que fazer. Siga os procedimentos escritos na ordem em que estão listados e tente manter a calma. Isso ajuda a reduzir as chances de erros de sua parte.
Monitore todas as comunicações prioritárias e auxilie na transmissão de tráfego de rádio importante para as pessoas apropriadas. Aguarde para notificar a polícia ou o corpo de bombeiros.
Continue monitorando o ingresso e a saída para sua propriedade, permitindo um melhor controle de acesso durante a emergência. Isso pode ser feito observando os pontos de entrada monitorados por vídeo, bem como verificando se os indivíduos têm uma identificação adequada na entrada e na saída. Mantenha-se atualizado em seu livro de registro de visitantes, verificando indivíduos dentro e fora conforme necessário.
Preste atenção à sua área de recepção imediata, procurando por quaisquer pessoas ou itens suspeitos. Relate qualquer coisa fora do comum imediatamente.
Quando policiais e bombeiros chegarem, ajude-os com uma escolta esperando em sua mesa para direcioná-los para a cena de emergência. Se uma escolta não estiver disponível, forneça um mapa simplificado para as direções. Esteja preparado para auxiliar as autoridades nos procedimentos de evacuação, se necessário.
Após o incidente, conclua toda a documentação necessária do relatório. Isso ajuda a empresa com problemas de responsabilidade e para melhorar os procedimentos de emergência futuros.
