Relatório escrito em uma habilidade essencial em todos os níveis de negócios. Escrever relatórios claros e concisos é uma habilidade fundamental para uma comunicação empresarial eficaz. Um relatório eficaz e bem escrito pode impulsionar as vendas, criar equipes mais coesas e com melhor funcionamento, agilizar processos e melhorar as operações financeiras. Os relatórios podem alertar a gerência para oportunidades de crescimento de negócios, identificar áreas onde maior eficiência pode ser realizada e estabelecer procedimentos comerciais coesos. Por ser tão essencial para o funcionamento da maioria das empresas, a elaboração de relatórios é considerada uma das formas mais importantes de comunicação empresarial.
Considerações
Relatório escrito, porque é uma parte tão importante da comunicação empresarial, deve ser bem planejado. Considerações importantes incluem conhecer o público para quem o relatório está sendo escrito, as razões para escrever o relatório, o objetivo final para o qual o relatório é pretendido e os funcionários específicos necessários para contribuir com informações essenciais para a conclusão do relatório. É vital determinar o número de recursos de negócios que serão incluídos na gravação do relatório e comparar o valor desses recursos com o retorno líquido esperado da criação do relatório. Se muitos recursos valiosos são necessários para escrever um relatório, mas o relatório só produzirá um pequeno benefício, então não é um projeto eficaz. Uma forma de comunicação comercial menos demorada, como um memorando, pode ser o que é necessário.
Planejamento
Uma vez que todas as considerações tenham sido examinadas e documentadas, o escritor do relatório - ou o chefe do projeto, se vários escritores estão criando o relatório - constrói um plano. O planejamento é essencial para uma comunicação empresarial eficaz, em nenhum lugar mais do que na elaboração de relatórios. Um plano abrangente para redigir um relatório inclui o cronograma para a criação do relatório, os materiais necessários, uma lista de todos os contribuintes e todos os suprimentos e materiais colaterais necessários, como obras de arte.
Produção
A produção é o grande passo em todos os projetos de comunicação empresarial. Na elaboração de relatórios, a produção pode levar apenas um dia ou vários meses, dependendo do escopo do projeto. É importante consultar o plano periodicamente durante longos projetos de redação de relatórios para garantir que o projeto esteja no caminho certo para a conclusão em tempo hábil.
Reveja
Um relatório é normalmente revisado por pelo menos o gravador antes de ser entregue aos seus destinatários finais. Boa gramática e estilo são necessários para toda a comunicação empresarial, portanto, a revisão deve incluir - no mínimo - uma revisão de ortografia e pontuação. Se o tempo permitir, uma revisão mais extensa do conteúdo deve ser realizada. Se possível, o revisor deve ser alguém que esteja vendo o material novamente; "olhos novos" estão aptos a identificar erros de digitação ou problemas gramaticais que alguém que esteve intimamente envolvido na criação do relatório pode não perceber.
Entrega
A entrega de um relatório pode ter várias formas: um relatório pode ser apresentado como uma apresentação de slides e discussão, impresso e enviado por email ao todo para os destinatários ou dividido em várias seções e entregue durante várias semanas a diferentes destinatários. Uma versão mais curta de um relatório longo pode ser apresentada, enquanto a versão completa é fornecida na impressão. Os métodos de entrega são ditados pelo tamanho do relatório, a disponibilidade do escritor para apresentar as descobertas e as localizações geográficas dos destinatários.
