As empresas dependem de auditorias de caixa, um importante controle interno, quando revisam os procedimentos adequados para lidar com dinheiro. Políticas que restringem o número de indivíduos com acesso a dinheiro e o número de tarefas de manuseio de dinheiro que qualquer indivíduo pode executar limitam a atividade fraudulenta.
Acesso em dinheiro
Os procedimentos de auditoria de caixa determinam quantos indivíduos lidam com dinheiro no principal ponto de coleta. Somente caixas e gerentes de escritórios devem lidar com dinheiro à medida que entram no negócio. As auditorias também devem garantir que o caixa e o gerente do front office registrem e assinem o dinheiro antes que ele entre ou saia de um cofre. Dois indivíduos devem estar presentes quando retirar dinheiro do cofre e levá-lo ao escritório ou banco contábil.
Preparação de depósito
Indivíduos que não sejam o caixa ou o gerente do front office devem preparar dinheiro para depósito. As auditorias devem determinar quais indivíduos preparam os depósitos e como um supervisor no escritório de contabilidade os revisará. A maioria das empresas exige que os funcionários preencham vários formulários ao registrar e preparar o depósito. Os auditores devem avaliar formulários para garantir que os funcionários sigam todos os procedimentos de preparação de depósito
Lançamento de Depósito
As auditorias devem se concentrar no sistema de lançamento que registra cada depósito no sistema de informações contábeis. Os auditores devem revisar os registros eletrônicos para garantir que cada depósito seja enviado ao sistema em tempo hábil. O lançamento de depósito atrasado cria situações difíceis em um escritório de contabilidade, aumentando o período de coleta de fluxo de caixa. Na maioria das empresas, os indivíduos que depositam depósitos no sistema de informação não devem ser os que preparam os depósitos.
Reconciliação bancária
Depois que o sistema de informações contábeis registra os depósitos, o departamento de contabilidade prepara e analisa as reconciliações bancárias para garantir que o banco processe todos os depósitos em tempo hábil. Dependendo do tamanho da empresa, o departamento de contabilidade pode preparar reconciliações diariamente ou mensalmente.
Ao auditar as reconciliações bancárias, os auditores devem revisar quando os bancos registram depósitos e se eles são consistentes com as datas em que o escritório contábil entrou no sistema de informação. As auditorias de reconciliação também devem testar se os saldos de conta do sistema de informação correspondem aos saldos reconciliados do extrato bancário.
Revisão de Desembolso
Auditores avaliam desembolsos de caixa similarmente ao depósito de dinheiro. Os auditores devem revisar as faturas de contas a pagar no sistema de informações contábeis para garantir que o valor da fatura corresponda ao valor do sistema. Os auditores também devem revisar a declaração de conciliação bancária para garantir que todas as verificações que a empresa faça aos fornecedores sejam liberadas pelo banco. Os auditores devem revisar as verificações pendentes quanto à validade. Se uma empresa exigir que os balancetes de contas a pagar equilibrem as faturas para as declarações do fornecedor, os auditores devem verificar essas reconciliações quanto à precisão e validade.
