As cartas de proposta podem servir como ferramentas importantes para conquistar novos clientes, iniciar novos projetos e desenvolver um negócio. Do layout e design à linguagem usada no documento, os líderes de negócios devem considerar todos os aspectos de uma proposta antes de enviá-la ao destinatário pretendido para maximizar a eficácia do documento. Assim como a abertura de tal carta é fundamental para fazer com que um leitor leia todo o conteúdo, as últimas sentenças de uma carta de proposta também são de particular importância, pois essas são as últimas palavras que o destinatário lerá antes de tomar uma decisão..
Escrevendo uma proposta efetiva
Para escrever uma carta de proposta eficaz, é útil começar reunindo todas as informações relevantes que você planeja incluir no documento. Isso pode incluir estatísticas, números do orçamento, datas, definições e credenciais da sua empresa. Você também pode começar com um esboço, que é uma ferramenta de redação que pode ajudá-lo a planejar as diferentes categorias de sua proposta.
A introdução da sua proposta deve despertar o interesse do leitor e provavelmente incluirá algumas informações básicas sobre sua empresa e por que ela está qualificada para realizar a tarefa específica em questão. A introdução também pode incluir uma visão geral ampla do tópico da proposta para que os destinatários entendam o que estão prestes a ler e por que devem continuar lendo. Algumas propostas também podem começar com um resumo executivo, que é uma breve visão geral que resume os pontos-chave da proposta. O resumo executivo é útil para os destinatários que estão com pouco tempo, mas desejam ter uma ideia do que é a proposta.
As seções principais da sua proposta irão variar dependendo do projeto, mas podem incluir seções que discutem o orçamento ou os preços do projeto, o cronograma proposto para o projeto e os riscos associados ao projeto. Você também pode discutir os materiais necessários para concluir o projeto, a mão-de-obra ou os tipos de trabalhadores necessários para concluir o projeto e a receita projetada ou os leads gerados pelo projeto.
É importante adaptar o documento ao público específico ao escrever uma proposta. A linguagem que você usa irá variar dependendo da experiência do público, bem como o quanto eles estão familiarizados com os aspectos técnicos do projeto.
Antes de enviar a proposta para um leitor, sempre edite cuidadosamente o documento e remova quaisquer erros de ortografia, erros gramaticais e imprecisões factuais. Erros de digitação e outros erros podem ser percebidos como não-profissionais e podem resultar na rejeição da proposta.
Fechando uma carta de proposta
A conclusão de uma proposta é um elemento crítico do documento geral. Quando o destinatário termina de ler a proposta, as últimas frases ou parágrafos devem ficar em sua mente. Uma conclusão eficaz pode ajudar a selar o acordo e levar o leitor a fazer negócios com sua empresa. Embora outras partes da proposta também sejam importantes para obter aprovação para seguir adiante, faz sentido gastar tempo extra nas últimas frases para garantir que a proposta seja convincente.
Na conclusão, considere recapitulando os pontos de alto nível da proposta para enfatizar os conceitos principais, tomando cuidado para não repetir textualmente o que você já escreveu. Este resumo final deve fornecer uma análise ou explicação que conecte todos os pontos principais. Você também pode incentivar o destinatário a continuar a conversa, oferecendo-se para responder a qualquer dúvida ou para discutir a ideia em maior profundidade em uma data posterior. Por exemplo, você pode escrever: "Por favor, deixe-me saber se você tiver outras perguntas - eu ficaria feliz em respondê-las." Algumas cartas de proposta eficazes também terminam com uma chamada à ação, que pode criar um senso de urgência e uma razão para o destinatário seguir adiante com a proposta. Um exemplo de um apelo à ação é: "Comece hoje neste projeto entrando em contato com nossa equipe".
