Chega uma hora em todos os consultórios ou hospitais quando um médico morre e um administrador tem que enviar uma carta notificando os pacientes do médico. Escrever a carta é uma tarefa simples. No entanto, pode ser demorado enviar as cartas individuais e responder a perguntas, especialmente se o médico tiver um grande número de pacientes. É importante notificar todos o mais rápido possível para que os pacientes possam planejar um novo médico.
Pesquise no banco de dados do médico para obter os detalhes de contato de todos os seus pacientes. Procure por endereços físicos, endereços de e-mail e números de telefone.
Digite uma carta usando um software de processamento de texto se quiser enviar uma mensagem impressa. Imprima o endereço de cada paciente em um envelope e coloque uma carta em cada envelope individualmente. Cole um selo no envelope e envie a carta para todos os pacientes ao mesmo tempo.
Envie uma mensagem de e-mail para pacientes cujo endereço de e-mail você possui. Inclua a mesma mensagem que você incluiu na carta impressa.
Seja claro e breve. Use o tipo de letra Arial. Certifique-se de que a carta esteja livre de jargões e abreviações.
Verifique se há erros ortográficos e gramaticais. Explique na carta o que aconteceu. Se você não tiver o endereço de um paciente em particular, ligue ou envie um e-mail para fornecer uma notificação. Este pode ser um momento angustiante para os pacientes, especialmente aqueles que estão com o médico há muito tempo. Assim, garanta-lhes que um médico qualificado irá assumir seus arquivos. Você pode apresentar o novo médico na mesma carta ou fornecer essas informações em uma carta, e-mail ou telefonema separados. Deixe seus dados de contato caso os pacientes tenham perguntas de acompanhamento.
Forneça informações sobre os preparativos para o funeral, caso os pacientes desejem participar.
Dicas
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Se um paciente ligar para uma consulta com um médico falecido, explique o que aconteceu e se ofereça para agendar uma consulta com o médico substituto. Se o novo médico ainda não iniciou o trabalho, sugira outros médicos na área.
