Ir sem papel é um passo importante para uma empresa que deseja participar da vida ecológica. A EPA estima que os americanos usem cerca de 99 milhões de toneladas de papel por ano e o papel representa 34% do lixo no país. Se você enviar contas e outras comunicações para seus clientes regularmente através do correio, você deve notificá-los de sua intenção de ir sem papel com antecedência.
Esclareça e identifique sua linha do tempo para o uso do papel, bem como quaisquer requisitos que o cliente deva cumprir para receber contas em papel. Por exemplo, em muitos casos, você pode ter que obter a permissão do cliente para parar de enviar extratos em papel pelo correio antes de transferi-lo para o faturamento sem papel.
Altere seus termos de contrato conforme necessário para incluir a atualização sobre o faturamento sem papel. Inclua informações sobre se é opcional ou necessário para os clientes daqui para frente.
Crie sua mensagem de notificação junto com instruções claras sobre como o cliente pode confirmar o recebimento de suas informações relacionadas ao faturamento sem papel. Por exemplo, além do aviso listando a data ativa para o faturamento sem papel, você também pode incluir um site ou uma linha telefônica para "aceitar".
Inclua uma notificação sobre sua decisão de deixar o papel sem papel na seção de mensagens de suas últimas contas de papel para o cliente. Realce a área em uma cor ou fonte que se destaca para chamar sua atenção. Não se esqueça de incluir seus termos atualizados com essas correspondências também.
Envie um cartão postal de "lembrete" separado para os clientes que contenham a mensagem sobre sua intenção de deixar de enviar contas de papel.
Envie um email para sua lista de clientes para informá-los sobre sua decisão de cobrança sem papel. Nesse caso, você pode vincular diretamente o cliente ao seu site para fazer escolhas opcionais, se necessário.
Dicas
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Explique alguns dos benefícios de passar sem papel em sua comunicação com o cliente.
Consulte um advogado antes de mudar para o faturamento sem papel para garantir que você esteja cumprindo todas as leis estaduais e federais.
