A Alfândega e Patrulha de Fronteira é uma filial do Departamento de Segurança Interna encarregada da missão de manter armas e terroristas fora da América. Além disso, eles são responsáveis por impor as leis sobre a entrada de itens proibidos e restritos no país. Você pode estar escrevendo para a alfândega em resposta a um aviso que você recebeu de que a louça de cerâmica de sua tia de Hong Kong lhe enviou para o seu casamento é proibida. Outras razões para entrar em contato com a alfândega incluem perguntas sobre levar seu animal de estimação para o outro lado da fronteira ou querer importar medicamentos porque é mais barato na Internet do que em sua farmácia local. Não importa o motivo da sua carta à alfândega, ela deve aderir ao formato adequado de carta comercial.
Telefone para o escritório de alfândega e patrulha de fronteira mais próximo de você e descubra para quem você deve endereçar sua carta. Se, por exemplo, você quiser saber se pode trazer de volta uma bateria africana da sua viagem para Gana, pergunte quem está no comando daquela divisão. Anote o nome e o título da pessoa.
Siga o layout de uma carta comercial: endereço de retorno, data, endereço interno, saudação, corpo da carta e fechamento. Deixe dois espaços em branco entre cada parte da letra, em vez de recuar.
Escreva em papel timbrado, se for possível, já que isso torna sua carta às alfândegas mais oficial. Se, no entanto, você não tiver papel timbrado, digite seu endereço no canto superior esquerdo. Deixe dois espaços em branco e digite a data.
Digite o endereço interno. Este é o mesmo endereço que está no envelope. O endereço interno é o que indica que é uma carta comercial, e não amigável.
Comece com uma saudação. Escreva “Dear”, o nome do oficial e siga-o com uma vírgula. “Caro oficial Jones”.
Vá direto ao ponto e diga ao funcionário da alfândega por que você está escrevendo. "Estou escrevendo para perguntar sobre as regras e restrições de importação de um carro do Japão."
Mantenha seus parágrafos e frases curtos e atenha-se ao ponto. Comece um novo parágrafo se começar uma nova ideia e não se esqueça de deixar um espaço duplo. Evite frases de efeito e não use uma palavra grande quando uma palavra pequena funcionar da mesma maneira. Escreva em um tom profissional.
Indique qual ação você quer tomar ou o que pretende fazer. Ao escrever sobre um aviso personalizado para coletar um item, por exemplo, "Informamos que não é possível coletar o pacote da Romênia na próxima semana, pois estou atualmente fora da cidade".
Termine a letra com "Sinceramente" e observe que ela é seguida por uma vírgula. Deixe um espaço para sua assinatura e digite seu nome.
Deixe sua carta na alfândega por uma hora ou mais. Releia sua carta e corrija qualquer erro de ortografia, gramática ou digitação.
Dicas
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Vá para "pré-visualização de impressão" e verifique se a letra está devidamente espaçada. Se estiver agrupado no topo, adicione alguns espaços adicionais para que ele fique corretamente centralizado na página.
