Os empregadores usam o Formulário W-4 do IRS de um funcionário para determinar o valor do imposto de renda federal a ser retido de seus salários. Este formulário fornece ao empregador o estado civil e o número de dependentes que o empregado está reivindicando. O empregador também é capaz de reter um valor adicional em dólares, conforme especificado pelo funcionário. Este formulário vital é geralmente incluído na documentação preenchida por funcionários recém-contratados.
Requisitos
Os empregadores são obrigados a ter um W-4 preenchido em arquivo para cada funcionário. Esse formulário deve ser preenchido antes que um funcionário comece a trabalhar e seja efetivado para o primeiro período de pagamento do funcionário. Formulários também estão disponíveis em espanhol. Um empregador pode receber formulários W-4 eletronicamente.
Expiração
Formulários W-4 não expiram; eles permanecem em vigor até que o funcionário complete outro W-4. Os funcionários que não precisam ter impostos retidos devem completar um novo W-4 até 16 de fevereiro de cada ano. Se o empregado não reenviar um W-4 que continua seu status de isenção, o empregador deve reter o imposto de renda como se ele fosse solteiro sem dependentes.
Revisão do IRS
O IRS pode solicitar a inspeção dos formulários W-4 do empregador. Se o IRS enviar um representante para o escritório de um empregador, ele analisará os formulários W-4 originais para alguns ou todos os funcionários da empresa. Alternativamente, o IRS pode pedir ao empregador para enviar cópias em papel ou eletrônicas dos formulários W-4 para funcionários selecionados ou toda a força de trabalho. Após revisão, o IRS pode informar o empregador que um funcionário não tem direito à retenção que ele havia reivindicado. O aviso enviado pelo IRS informará o empregador sobre a retenção correta para aquele empregado e a data em que o empregador deve passar para aquela retenção.
Formulários substitutos
Um empregador pode usar uma forma de seu próprio design como um substituto, desde que contenha o idioma exato como o Formulário W-4 do IRS. O formulário substituto é necessário para atender a todos os requisitos do IRS. Formulários W-4 projetados pelo funcionário não são válidos.
Os formulários W-4 podem ser baixados do site do IRS ou solicitados por telefone: (800) 829-3676. Os formulários também podem ser comprados em grandes quantidades em lojas de material de escritório.
