Planejamento e agendamento andam de mãos dadas. Um plano é a teoria ou os detalhes de como algo como um projeto será realizado. Um plano é usado para criar um roteiro para a realização de um objetivo. Um cronograma, quando vinculado a um plano, atribui horas e datas a etapas específicas do plano.
Planejamento
Um plano requer um resultado e é o roteiro para ir do momento atual para o objetivo futuro. Os planos podem ser de curto ou longo prazo. Eles sempre envolvem detalhes e etapas específicas que orientam o plano do início ao fim. Os planos devem sempre dar espaço para eventos imprevistos; por exemplo, se uma parte do plano é contingente em um fator externo, o plano deve contabilizar tal evento.
Agendamento
Agendamento é o processo de determinar horários e datas para atingir objetivos específicos. Horários, como planos, podem ser de longo prazo ou de curto prazo. Muitas vezes, as programações de curto prazo são muito importantes e vinculadas a cronogramas de longo prazo. Ao trabalhar com um cronograma organizacional ou institucional, é importante que os diferentes participantes que trabalham em um projeto coordenem seus cronogramas e tenham acesso aos cronogramas uns dos outros para garantir um fluxo de trabalho tranquilo.
Vinculando planos a agendamentos
Fazer um plano pré-fabricado e transformá-lo em um cronograma acionável pode ser uma tarefa muito complexa, dependendo do escopo do projeto. Os planos devem ser muito detalhados e completos. As estimativas devem ser precisas ao determinar as linhas de tempo. Errar do lado da cautela. Não fornecer uma estimativa adequada pode resultar em atrasos no cronograma.
Variações e Contingências
Qualquer plano programado deve conter provisões para variações imprevistas. As coisas surgem e o plano deve ter uma provisão para lidar com tais ocorrências. Por exemplo, se uma empresa está fabricando um novo produto e contando com um fornecedor externo para peças e esse atraso de fornecedor, então o que? O plano deve ter uma solução para lidar com esse evento. Uma solução poderia ser trabalhar em outra fase do projeto que estava sendo salva para mais tarde.
Tecnologia
O gerenciamento de projetos em larga escala pode ser difícil de organizar, especialmente ao gerenciar diferentes partes, funcionários e recursos. Existem alguns excelentes programas de software, como o Microsoft Project, que auxiliam nesse processo. Esse software pode ajudar no planejamento e no agendamento, ao mesmo tempo em que permite que o projeto seja flexível com as alterações feitas em tempo real, enquanto coordena com os envolvidos no projeto.
