Uma fatura é uma ferramenta de comunicação que informa aos clientes o que você forneceu para eles, quanto custa e como eles devem pagar. As faturas podem ser tão simples quanto uma folha manuscrita com algumas anotações ou podem ser documentos computadorizados sofisticados e projetados profissionalmente. Faturas claras e informativas dão credibilidade à sua empresa junto aos seus clientes. Eles também ajudam você a receber o pagamento mais cedo, deixando seus clientes saberem quando você espera que eles o remetam.
Números de fatura
As faturas são gravadas em ordem sucessiva e um número de fatura ajuda você a localizar ou consultar uma fatura específica em uma sequência. Se suas faturas não estiverem informatizadas, registre-as na ordem em que você as emitiu para encontrar facilmente a fatura de que precisa. Se você comprar blocos de faturas que você preenche manualmente, eles virão com números pré-impressos, e as faturas serão vinculadas para que você não tenha que fazer nenhum trabalho extra para mantê-las em ordem. Se você estiver criando faturas informatizadas usando softwares como QuickBooks ou Square, o programa fará o trabalho para você e emitirá as faturas em ordem.
Quando você precisar consultar uma fatura, por exemplo, se um cliente tiver uma pergunta sobre pagamento ou se você tiver recebido um cheque e quiser marcar a fatura como paga, basta procurá-la pelo número da fatura. Você pode começar sua sequência de faturas com qualquer número escolhido, mesmo se estiver escrevendo sua primeira fatura, pode dar um número maior para que sua empresa pareça mais estabelecida.
O que deve estar em uma fatura?
Além do número da fatura, uma fatura deve incluir tudo o que você precisa para transmitir as informações necessárias ao seu cliente para que você possa receber o pagamento. Além de ser uma notificação de uma quantia devida, uma fatura também é uma ferramenta de referência útil para os clientes que precisam saber o que receberam e em que quantidade. Incluir na sua fatura:
- Nome, endereço, número de telefone e email da sua empresa.
- A data em que a fatura foi gravada ou a data em que o produto foi entregue. Use um sistema de namoro ou outro, mas seja consistente.
- O nome do seu cliente e o endereço de cobrança.
- Endereço de entrega do seu cliente.
- A quantidade de cada item pedido, o nome ou número de estoque de cada item pedido, o preço unitário de cada item pedido e o preço total de cada item, calculado multiplicando a quantidade pelo preço unitário.
- O valor total devido para todos os itens da fatura.
- Imposto sobre vendas devido, se aplicável.
- Condições de pagamento, como pagamento na entrega ou 15 dias (15 dias para pagar).
Usando faturas para pagamento rápido
Um pouco de reflexão e cuidado ao criar faturas pode ajudá-lo a receber um pagamento mais rápido e consistente. Quanto mais cedo você enviar sua fatura, mais cedo seu cliente saberá quanto deve pagar e quando o pagamento é devido. Embora as condições de pagamento, como a duração do tempo entre a entrega e o pagamento, sejam normalmente negociadas com antecedência, declarar esses termos de maneira clara e visível na fatura pode servir como um lembrete útil. Se o seu cliente atrasar o pagamento de faturas anteriores, incluir um valor total devido na fatura atual pode acelerar o pagamento, salvando o cliente da etapa de consultar os saldos anteriores devidos.
