As organizações têm incentivos para monitorar suas operações de folha de pagamento. Além de fraudes que drenam recursos, existem regulamentações que regem impostos, emprego e privacidade de dados que acarretam consequências legais e financeiras para o descumprimento. As auditorias de folha de pagamento confirmam a precisão da folha de pagamento, identificam os elos fracos no processamento da folha de pagamento e garantem que os procedimentos e políticas de compensação minimizem os riscos. Eles também servem como uma verificação cruzada de que os resultados de auditoria anteriores foram abordados. Seja conduzido por uma equipe interna ou por uma empresa de auditoria externa, as listas de verificação de auditoria da folha de pagamento abrangem as principais categorias.
Verifique os registros de emprego
Centros de folha de pagamento em torno do arquivo mestre de cada funcionário e o registro da organização da taxa de remuneração atribuída de um funcionário. Os fatores considerados incluem o número do funcionário, a elegibilidade do benefício, o status de emprego e os ganhos acumulados no ano. As auditorias de folha de pagamento comparam o conteúdo do arquivo com o pagamento emitido, controlam as alterações e alteram as autorizações e revisam as medidas de segurança, como o acesso. Uma auditoria de arquivo mestre também confirma que apenas funcionários ativos e elegíveis estão sendo pagos e analisa a oportunidade das transações de separação de funcionários.
Examine o passivo da folha de pagamento
Um auditor de folha de pagamento deseja garantir que o pagamento bruto e quaisquer deduções de salário tenham sido calculados corretamente. Retenção de impostos, contribuições para aposentadoria, prêmios de benefícios e garnishments devem ser verificados. Os auditores revisam os adiantamentos salariais e os empréstimos aos empregados, observando a existência de políticas escritas, documentação adequada e verificações e balanços administrativos. Bônus e comissões são cruzados com os programas de vendas e incentivos e políticas e procedimentos aplicáveis. A compensação diferida, como férias pagas realizadas em um período de pagamento diferente, também merece a atenção do auditor.
Monitorar as transações de controle de tempo
As horas trabalhadas devem ser documentadas, em papel ou eletronicamente, para que os funcionários sejam pagos corretamente. A folga remunerada pode estar ligada a horas de trabalho, exigindo uma auditoria de auxílio-doença, licença pessoal, licença militar paga e dias de férias. O aspecto de cronometragem de uma auditoria da folha de pagamento revelará pagamentos em excesso, pagamentos a menor e discrepâncias nos procedimentos de aprovação que foram implementados para reduzir o relatório de tempo desonesto.
Verificar despesas de emprego
Relatórios de despesas acolchoados que aumentam o custo da folha de pagamento e possivelmente violam as regulamentações da Receita Federal podem ser descobertos em uma auditoria da folha de pagamento.Além de garantir que as solicitações de reembolso cumpram a política e o procedimento de aprovação da empresa, os auditores da folha de pagamento verificam os recibos e calculam os totais de despesas quanto à precisão. A revisão das contas ou centros de custo que correspondem a pagamentos de viagens e outras despesas de emprego garante que as demonstrações financeiras apresentem valores precisos para o custo das mercadorias vendidas, mão de obra e estoque.
