Um conselho de administração, como qualquer grupo de trabalho, precisa de tempo e informação para absorver e considerar uma nova ideia. Seja você um chefe de departamento, um voluntário, um consultor ou um membro do conselho, algumas diretrizes básicas se aplicam ao apresentar uma nova ideia. Fazer uma apresentação concisa, antecipar possíveis perguntas, fornecer informações suficientes para permitir a tomada de decisões e responder prontamente às preocupações pode fazer a diferença entre a aceitação e a rejeição de sua proposta.
Organize as informações da forma mais concisa possível. Isso significa fornecer uma visão geral ou uma folha de resumo na parte superior de seus materiais, o que permite que os membros do conselho compreendam a nova ideia e o impulso de sua apresentação em uma única leitura breve. O Plano de Negócios de Estrutura de Tópicos mostrado em Planware.org oferece exemplos de cabeçalhos de tópicos principais que podem constituir sua planilha de resumo (consulte Recursos). Personalize-os para ilustrar sua ideia proposta e plano de ataque. Personalize o esquema completo para se ajustar aos detalhes da sua abordagem. Com um resumo de uma página e um resumo de duas páginas, você forneceu aos membros do conselho uma visão geral completa do problema, sua pesquisa e suas soluções sugeridas. Os materiais que se seguem podem expandir os tópicos na ordem do seu resumo. Isso permite que os leitores compreendam a ideia completa em uma breve leitura e também ajudará a organizar sua apresentação para que se ajuste ao tempo alocado pelo quadro. Se for dado alguns minutos, revise o resumo; com mais tempo, revise o esquema. Com muito tempo, você está preparado para lidar com questões específicas em detalhes. Isso mostra tanto sua capacidade de trabalhar em cooperação quanto seu respeito por outros negócios que a diretoria precisa realizar.
Apresentar idéias em uma variedade de formas. A técnica de falar em público Patricia Fripp observa que algumas pessoas lembram o que ouvem, mas a maioria das pessoas lembra o que vêem. Se a sua ideia envolver realocação de recursos, equipe adicional ou melhoria de participação de mercado, considere a apresentação dessas informações de forma sucinta com gráficos, diagramas e diagramas. Softwares como o Microsoft PowerPoint ou a variedade de programas gráficos listados no Pure-Mac permitem que você apresente informações gráficas no formato polido (consulte Recursos). Forneça suporte de impressão para gráficos, para que os membros da diretoria possam revisar gráficos e tabelas posteriormente.
Antecipe e responda questões lógicas em seus materiais de apresentação. Forneça estimativas de custo, cronogramas de treinamento de amostra ou outros dados para apoiar o sucesso projetado de sua ideia. Nesta área, antecipar questões é muito diferente de defender sua ideia de ataque. Evite estratégias defensivas, como comentar que muitas pessoas acham que a ideia não funcionará ou classificar questões lógicas como objeções.
Responda a perguntas imprevistas prontamente. Agradecer ao questionador por sua visão e admitir que você não tem todos os dados ou detalhes nessa área pode ser acompanhado por uma promessa de ter respostas dentro de uma semana ou outro período de tempo lógico. Siga e cumpra o prazo. Informe todos os membros do conselho sobre as respostas, não apenas o questionador. Isso mostra sua capacidade de resposta às preocupações e seu desejo de se comunicar com eficiência.
Prepare-se para responder de forma flexível às sugestões. Identifique áreas onde sua ideia pode ser facilmente modificada e áreas onde isso será difícil.Isso coloca você um passo à frente na resposta a objeções ou preocupações.
Forneça informações de apoio suficientes para permitir a tomada de decisões. Especialmente com novas ideias, os membros do conselho vão querer rever as informações em seu próprio ritmo antes de se comprometerem. Esse processo de revisão pode gerar dúvidas ou preocupações adicionais. Os materiais precisam oferecer uma expressão completa de sua ideia sem serem tão avassaladores que impeçam o processo de tomada de decisão. Por exemplo, os leitores precisam das três estimativas de custo obtidas, juntamente com os nomes das empresas de possíveis condutores de pesquisa; mas, neste ponto, eles não estão preparados para percorrer todo um espectro de questões que as pesquisas possam conter ou sua correspondência detalhada com cada regente. Um breve parágrafo sobre seu sucesso e prazo é adequado; Um histórico detalhado de cada empresa fica no caminho de uma decisão básica sobre a realização ou não de uma pesquisa.
Termine sua apresentação agradecendo a diretoria por reservar um tempo para considerar sua ideia, independentemente de sua resposta inicial. Com sorte, você estará de volta com mais idéias e será feliz por uma recepção cordial.
