Muitas organizações educacionais e sem fins lucrativos precisam de apoio filantrópico para sustentar as operações. Um banquete de angariação de fundos é uma das melhores maneiras de arrecadar fundos para programas de artes, escolas, hospitais, grupos de defesa e outros. Esses eventos podem parecer complicados de planejar e organizar. Comece com uma boa lista de verificação, crie um calendário e peça voluntários para ajudar. Comece meses antes da data do banquete e reserve sua localização, alimentação, talento e entretenimento cedo.
Agende o evento e compre um livro de planejamento ou caderno (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) estritamente para o evento. Manter uma pasta para registros, contatos, cartões de visita, recibos, listas de voluntários, reservas, menus e todos os detalhes que surgirão antes, durante e depois do evento. Receba um ajudante o mais cedo possível, como um coordenador voluntário, e comece a delegar tarefas.
Orçamento do evento. Uma vez que você sabe o número máximo de pessoas no local, calcule o custo para alocar por pessoa para refeições, bebidas, sacolas de presentes e outros itens da lista. Figura custos para cada entrada na lista de verificação, como equipamentos, custos com pessoal, aluguéis, taxas de serviço, gratificações e assim por diante. Os preços dos ingressos e os recursos captados cobrirão esses custos, mas o desembolso inicial incluirá uma série de depósitos e custos antecipados.
Localize e proteja uma instalação para realizar o banquete. Este pode ser um grande hotel, um grande restaurante que acolhe festas particulares, um alojamento de acomodação e pequeno-almoço ou uma mansão histórica. Você precisará saber a capacidade máxima para não sobrecarregar os convites para os convidados ou vender mais ingressos do que o permitido pelo quarto. A maioria dos estabelecimentos de qualidade terá pessoal para ajudar no planejamento, bem como no catering e outros serviços internos.
Reserve seu mestre de cerimônias (MC). Verifique com agências de talentos locais. Se você quiser reservar um "nome" ato ou uma celebridade, você terá que começar muito antes da data prevista, como alguns têm horários muito ocupados. Entre em contato com agentes e gerentes para entretenimento e reserve todo o talento.
Solicite convites, ingressos, programas e qualquer outro material impresso, como folhetos da organização para os quais fundos estão sendo levantados. Se você for realizar um leilão, comece a receber itens doados. Uma equipe de voluntários pode lidar com essa responsabilidade. Leilões silenciosos não precisam de um leiloeiro, mas sim um leilão de lances. Decida se o seu MC fará isso, ou se você precisa de um especialista separado. Envie convites para a lista de doadores da organização. Certifique-se de notar que o evento é semi-formal. Especifique qualquer coisa que você precise saber além da data, hora, local e convidados especiais ou entretenimento. Não deixe de promover seu leilão.
Anuncie o evento através de boletins informativos, publicidade on-line, jornais locais e estações de rádio que transmitem PSAs (Public Service Announcements) para organizações sem fins lucrativos. As emissoras de televisão locais também podem ter um calendário de eventos, e os programas de notícias locais podem fazer uma entrevista ou plug-in para o evento, portanto, tenha todos os detalhes prontos.
Fale com o chef do local, ou faça fila fora do restaurante. Decida se deve ter um buffet ou serviço completo, refeições chapeadas. Diga a ele seu orçamento e a contagem esperada. Isso pode ser finalizado quanto mais perto você chegar, mas é sempre melhor se preparar para mais pessoas do que o esperado do que ficar aquém das necessidades reais.
Mantenha contato regular com voluntários, colegas de trabalho e todos os funcionários que trabalham no evento. Atribuir um assistente especial para cada celebridade ou grupo de entretenimento para ajudar com qualquer coisa durante o evento. Reúna-se com todos os voluntários antes do tempo para garantir que eles saibam como se vestir, o que fazer, onde estar, etc.
Chegue ao local do evento muito antes do dia para decorar e configurar o espaço. Se você sair para se preparar, volte com bastante tempo para encontrar convidados especiais, celebridades e entretenimento e encaminhá-los para onde eles vão sentar, trabalhar ou esperar nos bastidores. Se você está tendo uma banda ao vivo, eles vão aparecer cedo para configurar e fazer testes de som. Supervisione os detalhes finais e aproveite o evento. Depois disso, certifique-se de que tudo esteja limpo e que todo o pessoal ou pessoal-chave seja pago. Colete envelopes de doação e entregue à pessoa apropriada que representa a organização.
