Dos corredores e salas de aula do ensino superior às salas de diretoria da América corporativa, as cartas de declaração servem a uma miríade de propósitos no campo da comunicação. Como o próprio nome indica, a carta declara algo. Também pode ser considerado como uma declaração de fato, um anúncio ou um esclarecimento. Às vezes, uma questão está em disputa ou dinheiro ou uma reputação está em jogo. Por alguma razão, você está escrevendo uma carta de declaração para sua organização, adote um tom sensível e lógico, mantenha seu foco e mantenha a carta breve e concisa.
Indique o propósito da carta de declaração
Declare o seu propósito ao escrever a carta de declaração. Por exemplo, digamos que você está escrevendo uma carta de declaração para seus funcionários para anunciar o lançamento de um novo produto ou serviço. Não perca tempo para chegar ao assunto: "Estou escrevendo para anunciar que, após quatro anos de estudo e pesquisa intensivos, a ABC Vitamin Company lançará um novo suplemento digestivo, chamado Quell, em 17 de fevereiro."
Preencha os detalhes
Forneça outros detalhes pertinentes da declaração. Neste exemplo, você pode querer incluir quanto o suplemento custará e onde será vendido.
Programar o tempo para responder perguntas
Antecipe as necessidades do seu público - neste caso, seus funcionários. Eles vão querer saber como a declaração - o lançamento do produto - os afeta. Em vez de atolar sua carta com detalhes, convém convocar uma reunião para desvendar o produto e responder a perguntas. Forneça a hora e a data de tal reunião em sua carta e especifique se a participação é opcional ou obrigatória.
Feche a declaração
Feche sua carta de declaração em uma nota hábil, levando em conta sua cultura corporativa e a dinâmica atual. Você pode querer apontar para a frente, fornecendo uma previsão do que a declaração - o lançamento do produto - pode significar para sua empresa. Você pode emitir um apelo à ação ou as etapas que espera que os funcionários realizem devido à declaração. Ou, se você sentir resistência no horizonte, expresse sua esperança de que sua organização se unirá para tornar a fonte da declaração um sucesso.
Termine as coisas agradecendo aos destinatários pelo seu tempo. Questões intermediárias diretas ao seu supervisor imediato ou, melhor ainda, diretamente a você, para manter um espírito de cooperação.
Faça uma revisão completa
Uma declaração de declaração de interesse muitas vezes se torna parte da história de uma empresa - e pode ser publicada no site para pessoas de fora verem. Como tal, deve ser uma fonte de orgulho e determinação. Dê-se tempo para revisar, editar e revisar sua carta de declaração. Peça a um colega de confiança ou confidente para revisar sua carta e convidar seus comentários e críticas construtivas. Faça da sua declaração um exemplo para inspirar os outros.
