O gerenciamento de registros é uma função imprescindível de empresas, organizações sem fins lucrativos, agências governamentais, agências sociais, médicas, comerciais, financeiras, escolas, faculdades e universidades e todos os outros tipos de entidades que geram informações que precisam ser mantidas por um período de tempo definido. Famílias individuais também precisam praticar um bom gerenciamento de registros. O gerenciamento de registros é, além disso, um processo sistemático, organizado, planejado e controlado de gerenciamento ou rastreamento do ciclo de vida dos registros. Um registro pode ser um objeto de papel tangível ou pode estar em formato digital ou eletrônico. Os registros podem ser mantidos em documentos financeiros, médicos, informativos, formais, documentos do escritório, folha de pagamento, formulários do governo e e-mails entre centenas de outros tipos de registros. O gerenciamento de registros aborda as três fases do ciclo de vida dos registros: A criação ou o recebimento de um registro; a manutenção, armazenamento seguro, recuperação ou uso geral de um registro; a eliminação de um registro.
Criação de Registros
Criação ou recebimento de registros é o que cria a demanda por gerenciamento de registros. Seja um aplicativo de emprego, uma fatura ou um relatório de controle de estoque, uma vez que o registro tenha sido criado, todas as outras operações ou funções de gerenciamento para esse registro devem ser empregadas. Uma função do processo de gerenciamento de registros é determinar o fluxo do registro depois de criado ou recebido. Quem tem que ver o registro? Para onde vai o registro depois que todos viram ou agiram sobre o registro (como registrar um pagamento por conta)? Quem é responsável por garantir o armazenamento seguro do registro? Todas essas perguntas precisam de respostas bem comunicadas.
Mantendo Registros
Manter o registro envolve o desenvolvimento de operações para armazenar o registro. Várias considerações devem ser realizadas ao armazenar registros, incluindo disponibilizar o registro para recuperação por aqueles que precisam referenciar as informações ou ter acesso à natureza pessoal do registro. O outro lado de disponibilizar o registro é denotar quem não pode ter acesso ao registro. Quando o registro está fora de seu armazenamento, é vital para um bom gerenciamento de registros ter um sistema estabelecido para determinar quem tem o registro, onde eles têm o registro e quando pretendem devolver o registro. Garantir o retorno adequado do registro também é uma parte importante do sistema de gerenciamento de registros. O armazenamento seguro de registros pode incluir o armazenamento de cópias digitais de cada registro em outro escritório ou em um cofre no banco. Os registros devem ser armazenados em um local fresco e seco para evitar danos ao papel ou a cópias eletrônicas. Os processos de arquivamento fazem parte da fase de manutenção do gerenciamento de registros. Determinar quando um registro se torna elegível para arquivamento faz parte do gerenciamento de registros. Selecionar onde os registros são arquivados e por quanto tempo os registros são arquivados também fazem parte dessa função. Alguns registros, como registros históricos, podem ser mantidos durante toda a vida e, às vezes, além da empresa. Para cidades, estados e municípios, registros históricos podem ter que ser armazenados por um período indefinido de tempo.
Eliminação de registros
A eliminação de registros no prazo adequado é crítica. A eliminação da maioria dos registros deve ser concluída por meio de retalhamento. Considerações para descarte incluem determinar quanto tempo o registro deve ser armazenado. O período de tempo para manter registros depende da natureza do registro. Alguns armazenamentos de registros são ditados por regulamentações governamentais, como registros fiscais, alguns por bancos para gerenciamento de empréstimos e outros por diretrizes legais, como documentos de incorporação. Ele também inclui determinar como os registros são descartados, como destruir a empresa ou contratar uma empresa externa para destruir e desenvolver um sistema de rastreamento de descarte também pode ser útil. Listar quais registros por categoria foram descartados, como foram descartados e onde podem ser benéficos para o gerenciamento de registros a longo prazo. Além disso, implementar um mecanismo de aprovação para o descarte de registros pode ajudar a garantir que todos que precisam saber saibam antes de qualquer registro ser destruído.
Outras considerações para o gerenciamento de registros
Várias outras opções para acomodar um sistema de gerenciamento de registros incluem documentar e comunicar as políticas e procedimentos associados a todo o gerenciamento de registros, desenvolver e implementar mecanismos e procedimentos de controle para cada fase do gerenciamento de registros e manter os sistemas de gerenciamento de registros simples e fáceis de comunicar e fácil gerenciar.
Recursos para o gerenciamento de registros de aprendizado
Existem centenas de recursos disponíveis para aprender o gerenciamento eficaz de registros. Escolas técnicas, faculdades e universidades, treinamento on-line e livros de referência são abundantes na livraria local ou na livraria da faculdade que podem ajudar a desenvolver um sistema de gerenciamento de registros eficiente e duradouro. Além disso, verifique sempre as regulamentações locais, estaduais e federais referentes a regras específicas para o gerenciamento de registros.
