O gerenciamento de registros em uma empresa inclui classificar, armazenar, proteger e preservar ou descartar registros. Fotografias, e-mails e arquivos são considerados registros. Os registros são classificados de acordo com sua função de negócios. Por exemplo, um arquivo pode ser classificado como "ativo" e estar localizado na série de relatórios de progresso. A série em si pode ser classificada como histórica ou fiscal.
Legal
O gerenciamento de registros desempenha um papel vital para organizações que produzem muitos documentos legais. É importante para a existência de uma corporação que uma biblioteca de arquivos legais seja mantida. O processo legal pode se tornar mais complexo se o gerenciamento de registros for ignorado. A documentação legal deve ser facilmente acessível se a corporação estiver envolvida em um caso ou se ocorrer uma crise legal.
Administrativo
De uma perspectiva administrativa, um programa de gerenciamento de registros precisa identificar, preservar e descartar registros de maneira lógica e legal. Nos sistemas escolares, os registros de manutenção e arquivamento podem incluir informações fornecidas pelos instrutores. Esse tipo de informação inclui material digitado ou processado por palavra. Também estão incluídas as cartas que foram enviadas para alunos e pais.
Pesquisa
A pesquisa de mercado de uma empresa, os planos estratégicos e os planos de negócios são documentos sensíveis ao tempo. Como eles são usados depende dos projetos ou metas em andamento da organização. Se uma corporação está procurando penetrar em um novo mercado, pode confiar em pesquisas primárias ou secundárias. Qualquer forma de material de referência pode desempenhar um papel substancial nos esforços de expansão de uma empresa.
