Em um dia e idade de tecnologia, processos de redundância, terabytes, gigabytes e cópias duplicadas de informações, o gerenciamento de registros é uma prática mundana, mas crítica, que todas as organizações deveriam ter acertado. Cada vez com mais frequência, a abordagem para manter os arquivos de dados está se tornando a base da boa tomada de decisões nos negócios.
O que envolve gerenciamento de registros
O gerenciamento de registros envolve várias áreas de coleta de dados, armazenamento e, eventualmente, destruição adequada. A ciência é dividida em várias categorias: entrada e coleta, armazenamento, redundância e backup e redução. A entrada e a coleta estabelecem protocolos para os funcionários seguirem sobre como os dados são criados e o sistema de arquivamento deve ser seguido para facilitar a recuperação posterior. Também especifica o que deve ser mantido e o que não deve. O armazenamento pode envolver tanto arquivos impressos quanto eletrônicos e estabelece parâmetros sobre quais meios de armazenamento são permitidos e quais não são (ou seja, discos rígidos versus pastas de papel versus redes ou unidades flash). Redundância e backup envolvem a manutenção de cópias de segurança de informações importantes em caso de desastre. E, finalmente, a redução especifica os métodos permitidos para destruição e eliminação de dados dos sistemas de negócios.
Assistência Estatística à Tomada de Decisão
O gerenciamento de registros permite a coleta fácil de estatísticas. Grande parte da tomada de decisões de negócios é baseada na análise de tendências. A análise de tendências é desenvolvida e construída com base em encontrar padrões em informações e dados e fazer conclusões sobre o comportamento desses padrões. Quanto melhor o gerenciamento de informações, melhor a tendência de análise e o conhecimento de negócios relacionados tende a ser.
Evitando a perda de informações
Outro componente importante do gerenciamento de registros é evitar a perda de dados. Isso pode acontecer muito facilmente: um arquivo é excluído, a pasta errada é retalhada, um funcionário ruim sai do prédio com dados confidenciais.
O gerenciamento de registros garante a existência de processos preventivos para organizar e arquivar informações de maneira protegida. Em seguida, as redundâncias são colocadas em jogo, como sistemas de backup e repositórios de cópias múltiplas, portanto, se um sistema de arquivos for destruído, ele poderá ser rapidamente substituído por uma cópia recente. Finalmente, medidas de segurança ajudam a capturar registros que estão sendo adulterados, o que pode colocar em risco o bem-estar e os interesses de uma empresa.
Benefícios Organizacionais
O gerenciamento de registros melhora a eficiência. Os dados são encontrados com mais rapidez e facilidade, e a tomada de decisões é aprimorada pela análise imediata e pela recuperação de informações. O registro aprimorado reduz o desperdício de recursos. Menos espaço no papel e no sistema de armazenamento é usado quando os protocolos apropriados são seguidos. A destruição acidental e a perda permanente são evitadas quando o gerenciamento adequado dos registros garante cópias de backup recentes. O gerenciamento de registros também mantém uma trilha de papel para ajudar a defender as ações da empresa durante o litígio. Finalmente, o gerenciamento de registros ajuda a manter uma boa organização ao lidar, responder e atender clientes ou projetos. Ao manter um sistema organizado de coleta de informações, dados e informações valiosas podem ser recuperados quando necessário, específicos para um cliente ou projeto.
Terceirização como uma opção
Muitas empresas querem permanecer dedicadas às suas principais especialidades e não querem ser tão incomodadas com a manutenção dos sistemas de dados. Nesses casos, pode ser muito benéfico usar um parceiro ou fornecedor para manter e projetar o gerenciamento de registros, para que a empresa cliente possa se concentrar apenas em seu core business. A administração apenas se resume a pagar por um serviço que garante que as informações armazenadas sejam coletadas e mantidas conforme o cliente precise delas para a tomada de decisões. Muitas empresas de maior porte avançaram nessa direção para serem mais eficientes, às vezes terceirizando apenas serviços de backup e outras revertendo sistemas de registros inteiros para fornecedores para melhor gerenciamento.
