O JISC InfoNet descreve o gerenciamento de registros como o gerenciamento sistemático de todos os registros junto com as informações ou dados que eles contêm. No passado, esses registros eram armazenados em formato de papel e toda grande organização tinha um registro, às vezes ocupado por um exército de funcionários. Hoje, os sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos assumiram o controle. Ambos os sistemas de gerenciamento de registros manuais e eletrônicos têm claras vantagens e desvantagens.
Recuperação e Compartilhamento de Dados
Uma das principais razões pelas quais muitas organizações não têm papel é a facilidade com que um sistema eletrônico permite a recuperação e o compartilhamento de informações. Quando os dados são mantidos em papel e armazenados em um registro, recuperá-los representa um desafio. Além disso, a informação só pode ser usada por um indivíduo de cada vez. Enquanto os sistemas eletrônicos resolvem este problema, eles também vêm com outros desafios.
Custo do equipamento e potencial para obsolescência
Quando uma organização fica sem papel, há grandes volumes de dados em papel que precisam ser digitalizados e armazenados em formato digital. O hardware e o software necessários para este exercício custam uma quantia substancial de dinheiro. Custos iniciais à parte, uma desvantagem significativa com os sistemas eletrônicos é que tanto o hardware quanto o software se tornam obsoletos em um tempo relativamente curto. O hardware pode exigir mudanças em até 18 meses, enquanto o software muda a cada 2 ou 3 anos.
Sistemas Eletrônicos e a Questão Popular
A implementação de um sistema de gerenciamento de registros eletrônicos exige uma mudança nas atitudes do funcionário. Qualquer mudança radical em uma organização é vista com ceticismo por muitos funcionários que não têm certeza de como essas mudanças irão afetá-los. Quando formas mais antigas de organizar arquivos são substituídas por novas, o funcionário sente uma perda de controle e isso precisa ser resolvido com as garantias do empregador - e apoiado pelo sucesso do sistema implementado.
Segurança e outros problemas
Com o aumento do compartilhamento de informações que um sistema de gerenciamento de registros eletrônicos torna possível, surge a questão da segurança. A menos que medidas adequadas sejam postas em prática, torna-se possível que informações confidenciais da empresa acabem em mãos erradas. Além disso, o gerenciamento de registros pode se tornar um problema quando o sistema está entupido com registros desnecessários (como cópias de documentos). Não é incomum encontrar situações em que uma quantidade substancial de registros mantidos seja realmente lixo eletrônico.
