Uma organização comercial típica realiza sua carga de trabalho criando uma série de tarefas que são executadas e executadas conforme necessário. Essas tarefas podem incluir a compra de materiais, a venda de serviços, a contratação de funcionários ou a resposta aos clientes. Colocar essas tarefas em uma série de sistemas organizados e interconectados pode beneficiar a empresa, introduzindo eficiência e ordem na jornada de trabalho e, por fim, aumentando o resultado final. Os sistemas de trabalho permitem que as tarefas diárias operem de maneira coordenada e forneçam uma estrutura básica para produzir serviços e produtos.
Definir o sistema
Um sistema de trabalho é um esforço coletivo e é projetado quando uma tarefa ou meta específica é identificada como exigindo mais do que uma pessoa para realizar. Os sistemas de trabalho incorporam recursos de tecnologia, informações e negócios para criar serviços ou produtos para clientes externos e internos. A pessoa ou pessoas que recrutam outras pessoas para operar dentro do sistema de trabalho deve primeiro definir e organizar o sistema que permitirá que o objetivo seja alcançado. O sistema deve ser definido para saber quais trabalhadores e máquinas são necessários, o que cada um fará e como o sistema fluirá de uma tarefa para a próxima para obter eficiência máxima.
Tipos de sistemas de trabalho
Nenhum tipo de sistema de trabalho existe porque o conceito do sistema de trabalho é um shell que pode ser preenchido com as metas e necessidades da organização. Exemplos de sistemas de trabalho incluem um sistema de informações, uma cadeia de suprimentos, um serviço para funcionários ou clientes e o sistema que um comprador entra ao solicitar um produto da organização. Os sites de comércio eletrônico também podem ser considerados sistemas de trabalho que realizam tarefas como marketing, atendimento ao cliente ou gerenciamento de transações.
Alguns sistemas de trabalho são projetados para realizar uma tarefa e, em seguida, terminam, como um projeto especial (conferência, coleta de dados) ou um produto que é fabricado por um período específico e depois descontinuado. Outros sistemas de trabalho podem se unir para formar um sistema de trabalho maior, como o sistema de trabalho que produz um produto. Por exemplo, sistemas de trabalho de produção de produtos (linhas de produção) vinculam o sistema de trabalho da cadeia de suprimentos (compras de material), o sistema de trabalho de design (engenharia) e o sistema de trabalho de embalagem (produz um produto pronto para compra).
Elementos do sistema
Todos os sistemas de trabalho contêm uma série de elementos que influenciam o sistema de trabalho. Os elementos são interdependentes e operam juntos para criar um sistema inteiro. Esses elementos incluem o trabalhador, a tarefa, a estrutura da organização, as políticas e diretrizes da organização e as práticas de liderança da organização.
O trabalhador pode ser um empregado ou um trabalhador contratado. A tarefa em questão inclui o que precisa ser feito e como a tarefa deve ser realizada. A estrutura da organização inclui os indivíduos, os papéis na empresa e como os papéis se relacionam em relação ao trabalho a ser feito. As políticas da organização incluem acordos, regras e declarações que ditam a forma como o trabalho precisa ser concluído.As práticas de liderança dentro da organização controlam e direcionam a realização do sistema de trabalho e ajudam a manter o foco e a motivação.
Estrutura Básica
Embora os sistemas de trabalho variem muito entre as organizações, existe uma estrutura básica de componentes que pode ser usada para preencher o sistema de trabalho. Esses componentes incluem os participantes, as atividades e processos, as tecnologias, as informações ou dados, o ambiente físico, as estratégias de processo e o produto final. Os componentes da estrutura se entrelaçam com os elementos para produzir o sistema de trabalho.
Revendo Sistemas de Trabalho
A dinâmica de revisão de um sistema de trabalho existente pode ser alcançada pela imposição de um conjunto de fases no sistema de trabalho. Conhecido como ciclo de vida do sistema de trabalho, essas fases são descritas como operação e manutenção (melhorias contínuas), iniciação (novo sistema de trabalho), desenvolvimento (novos requisitos) e implementação (instalação, treinamento, teste). As revisões e alterações planejadas e não planejadas podem ocorrer ao usar essas quatro fases. Mudanças planejadas usam todas as quatro fases, e mudanças imprevistas ou imprevistas ocorrem através de cada fase na forma de adaptações, experimentação e correções.
