Quando você envia suas próprias declarações de impostos pessoais, o número de documentos envolvidos é bastante limitado.Muitos empregadores e outras empresas, no entanto, encontram-se enviando dezenas ou centenas, ou mais, cópias de várias 1099s, 5498s ou outras formas. O formulário 1096 do IRS é como uma folha de rosto para enviar vários formulários de um único tipo. Ele contém informações básicas sobre os documentos com os quais ele está incluído.
Formulário Completo 1096
É necessário um formulário 1096 para cada tipo de formulário submetido (formulários 1099, 1098, 3921, 3922, 5498, W-2G, 5498, 5498-ESA e 5498-SA). Todos os formulários anexos devem ser separados por tipo de formulário e transmitidos com um Formulário 1096 separado. É essencial, antes do envio de formulários, que as informações de identificação corretas para o arquivador sejam incluídas no Formulário 1096.
Preencha suas informações de contato corretas na metade superior do formulário e inclua seu EIN (Caixa 1) ou o número do Seguro Social (Caixa 2). O número total de formulários enviados com o Formulário 1096 é registrado no Quadro 3, e o valor total de retenção federal informado pelos formulários é indicado no Quadro 4. As informações usadas para calcular o valor registrado no Quadro 5 do Formulário 1096 dependem o tipo de formulários que estão sendo arquivados (consulte as instruções na página 2 do Formulário 1096 para obter detalhes completos). A Caixa 6 é usada para identificar o número do formulário que está sendo enviado. Marque apenas um "X" na Caixa 7 se este for o último envio deste tipo de formulário para qualquer um, incluindo períodos fiscais futuros.
Transmissão de papel
O formulário 1096 é usado para envios de papel (não eletrônicos). Ao arquivar 250 de um único formulário, o arquivamento eletrônico é necessário (consulte a Publicação 1220 em Recursos Adicionais para obter mais informações sobre transmissão eletrônica). Formulários 1099-MISC e formulários 1099-DIV são tratados como entidades separadas. Por exemplo, se preencher 200 cópias do Formulário 1099-MISC e 100 cópias 1099-DIV, você poderá enviá-las em papel pelo correio com uma folha de rosto Formulário 1096 para cada tipo de formulário. No entanto, se você estiver enviando 250 cópias do Formulário 1099-MISC e 50 cópias do 1099-DIV, os formulários do 1099-MISC devem ser enviados eletronicamente, mas o 1099-MISC pode ser enviado em papel.
Envio de formulários
Antes de enviar formulários, é essencial que as informações de identificação corretas do registrador sejam incluídas no Formulário 1096. As informações necessárias são o nome do arquivista, o endereço, o nome de uma pessoa de contato, número de telefone, fax e endereço de email. O 1096 preenchido, juntamente com os formulários transmitidos, pode ser enviado para o Austin, Texas ou Kansas City, Missouri IRS Center (consulte o Formulário 1096 para obter o endereço completo), dependendo do endereço do filer. Observe que os formulários 1099, 1098, 3921, 3922 e W-2G devem ser preenchidos até 1º de março; Formulários 5498, 5498-ESA e 5498-SA até 1º de junho.
