Um HOA (associação de proprietários de imóveis) é uma entidade legal que tem autoridade para aplicar as leis de acordo acordadas pelos proprietários de imóveis por meio de uma diretoria. A maioria dos HOAs opera dentro de um condomínio ou em um ambiente de condomínio. Subdivisões de unidades unifamiliares podem criar um HOA quando o desenvolvimento é construído. Existem duas opções no gerenciamento de um HOA: através de uma empresa de gestão ou através dos proprietários. Se o HOA é administrado por proprietários, certos itens e procedimentos que devem ser revistos e considerados na gestão do HOA.
Eleição da Diretoria
Como os proprietários assumem as responsabilidades de gerenciar um HOA, a primeira ordem de negócios é estabelecer um conselho de administração. Isso é feito por meio de uma eleição para os cargos de presidente, vice-presidente, secretário e tesoureiro. Cada unidade dentro do HOA tem um voto. Se um proprietário não estiver presente na eleição, ele pode enviar seu voto por procuração ou por outro membro da unidade. Depois que os diretores forem eleitos, uma reunião deverá ser convocada para revisar as responsabilidades dos diretores e revisar os estatutos do HOA. Os estatutos podem ser ajustados de acordo com a nova estrutura do HOA com o consentimento dos proprietários.
Revisão do Pacto
Um acordo HOA descreve os detalhes das responsabilidades de gerenciamento ou diretoria envolvendo o dono da casa como relacionado a itens relacionados a questões de propriedade interna e externa, responsabilidade fiscal e para garantir que os proprietários estejam em conformidade com as regras estabelecidas e contidas nos documentos normativos do HOA. Se uma convenção não tiver sido estabelecida, a diretoria deve trabalhar com os proprietários para criar uma aliança que seja justa, adequada e exeqüível. Uma vez estabelecido o convênio, o conselho de administração reserva-se o direito de aplicar violações que violem as regras do convênio.
Questões legais
Em todas as organizações, até mesmo em um HOA, há questões jurídicas a serem consideradas, como avaliações, incorporação e questões de relatórios fiscais. Quando um HOA é assumido pelos proprietários, esses itens são importantes. O HOA deve ser registrado no escritório do Secretário de Estado aplicável. Se o HOA for registrado, o conselho de administração deve garantir que os relatórios estaduais das atividades do HOA sejam arquivados e atualizados. Se o HOA não estiver registrado no escritório do Secretário de Estado aplicável, a diretoria e os proprietários devem desenvolver artigos de organização indicando o propósito e as atividades do HOA. Os problemas de relatórios contábeis e fiscais são críticos para a operação de um HOA. Se o HOA tiver um sistema contábil, um auditor financeiro deve ser contratado para examinar relatórios contábeis e documentos fiscais para conformidade com leis federais e estaduais.
Treinamento HOA
Um dos problemas dos proprietários de casas que assumem um HOA é a falta de treinamento e tempo. Muitos donos de imóveis não estão familiarizados com o processo organizacional ou não têm tempo para participar do HOA. Os membros do conselho eleitos podem não ter experiência para conduzir reuniões, elaborar planos e não ter as habilidades necessárias para se comunicar com outros membros do conselho e proprietários. O treinamento HOA está disponível para proprietários de residências e membros do conselho em várias áreas das atividades do HOA, desde o treinamento de membros do conselho até o estabelecimento de uma comunidade HOA vibrante.
