A comunicação no escritório pode ser impulsionada principalmente pelo correio eletrônico e mensagens instantâneas, mas quase todos os escritórios ainda recebem e processam uma enorme quantidade de papelada. De fato, de acordo com a Agência de Proteção Ambiental dos EUA, o trabalhador de escritório médio lida com aproximadamente 10.000 folhas de papel por ano, ou uma média de cerca de dois quilos de papel e papelão por dia. Melhores procedimentos de gerenciamento de correspondência de escritório podem ajudar muito a garantir um fluxo suave de comunicação interna e externa.
Designar pessoal apropriado
Até mesmo as pequenas empresas podem se beneficiar da designação de uma pessoa para lidar com todos os e-mails recebidos e enviados, a fim de garantir que nada seja perdido ou extraviado no caminho até o destino. Quanto maior a organização, mais membros da equipe devem ser designados para receber, agrupar, distribuir e coletar todas as correspondências e pacotes da empresa. Com o e-mail se tornando uma opção mais popular para comunicação e distribuição de documentos oficiais, o manuseio de correspondência em papel pode ser apenas uma parte da descrição do trabalho de um funcionário, dependendo do volume de correspondência que passa pelos canais usuais de comunicação corporativa. Para entregas comerciais (por exemplo, UPS, FedEx, DHL), a recepcionista é geralmente a melhor pessoa para receber e assinar pacotes de entrada por causa de sua localização privilegiada. No entanto, normalmente não é uma boa idéia entregar todas as outras tarefas de gerenciamento de correspondência à recepcionista, porque essa responsabilidade muitas vezes exigiria que ela deixasse sua mesa sem supervisão por longos períodos de tempo.
Criar gráficos de fluxo de distribuição de email
Gerentes e funcionários responsáveis pela distribuição de correspondências devem colaborar no desenvolvimento de diretrizes - usando fluxogramas, listas de verificação ou qualquer formato com o qual sua empresa se sinta mais à vontade - que todos os funcionários, especialmente os funcionários responsáveis pela distribuição e coleta de correspondências, sigam. Ele deve levar em consideração todas as etapas da coleta de correspondência: coletar a correspondência no centro de coleta central (uma caixa postal, correio, agência corporativa, pessoal de entrega de pacotes ou caixa de correio convencional); agrupamento em um local específico no escritório designado exclusivamente para classificação de correio; distribuir caixas de correio departamentais ou individuais ou entregar manualmente a cada escritório; coletar e-mails enviados e garantir que todos os e-mails enviados sejam endereçados e carimbados apropriadamente; e manter a área de coleta / classificação de correspondência limpa e totalmente abastecida.
Fornecer Suprimentos Necessários
Certifique-se de que a estação de coleta / distribuição de correspondência tenha todos os suprimentos que o funcionário precisa para realizar seu trabalho. Se sua empresa for grande o suficiente para que a distribuição de correspondências seja feita de forma mais eficiente usando um local central, monte um organizador de correspondência / correspondência ou um classificador de correspondência com vários cubículos para cada departamento ou membro da equipe e identifique claramente cada um. Os departamentos exigirão cubículos maiores do que os indivíduos, portanto, dê-lhes bastante espaço.Mantenha um armário ou escrivaninha bem abastecido com rolos de fita e dispensadores de fita; material de empacotamento; envelopes; rótulos de devolução em tamanhos diferentes pré-impressos com o endereço da sua empresa; etiquetas de endereçamento em tamanhos diferentes pré-impressas com alguns dos destinos de e-mail mais comuns da sua empresa; selos de data e hora; uma balança de pacotes; canetas; marcadores; caixas de armazenamento; e um pequeno carrinho de mão ou dolly. Não se esqueça de incluir um triturador de tamanho industrial e caixas de reciclagem. Se sua empresa passar por mais e-mails do que uma pessoa pode destruir ou reciclar, considere contratar uma empresa de gerenciamento / reciclagem de documentos externos para lidar com o trabalho para você.
Acompanhe todos os emails de entrada e saída
Crie um sistema de gerenciamento de correio eletrônico para rastrear todos os e-mails recebidos e enviados. Se o seu negócio é apenas você e um assistente, você pode pular essa etapa, mas se você supervisionar um grande departamento ou empresa com dezenas de funcionários, crie um sistema que rastreie as datas em que o e-mail é enviado e, se necessário, o qual. É especialmente importante criar esses sistemas se sua empresa receber muitos documentos e pacotes legais confidenciais. Os itens se perdem até nos escritórios pequenos com mais freqüência do que você imagina; É melhor evitar essas situações frustrantes criando uma planilha básica do Excel, por exemplo, que mostre quando um pacote chegou e quando foi reivindicado pelo destinatário ou representante.
