As pastas claramente rotuladas ajudam você a organizar arquivos e otimizar o fluxo de trabalho do escritório. O Pendaflex é um sistema de arquivos suspenso criado como uma ferramenta para os esforços de organização do escritório. Não corte cantos e escreva informações nas guias usando uma caneta ou um marcador permanente, que pode se tornar confuso ou ilegível. Em vez disso, imprima as guias da guia Pendaflex na impressora do escritório usando o software de processamento de texto diário. Use os insertos incluídos no sistema de arquivos ou os insertos de substituição vendidos em lojas de materiais de escritório locais.
Dicas
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Os rótulos podem ser impressos facilmente na maioria dos programas de processamento de texto. Olhe no menu Ferramentas e escolha o tipo de rótulo desejado.
Encontrando a opção de etiqueta no software
As etiquetas do sistema Pendaflex vêm como uma folha perfurada longa. Esta folha corresponde aos formatos de etiqueta padrão incluídos em programas de software comuns. Meça suas guias, que devem ser semelhantes às principais marcas de guias suspensas de 2 polegadas. A maioria dos sistemas vem com abas de 1,5 polegadas de largura. Use a ferramenta de criação de etiquetas em seu programa de processamento de texto selecionado para imprimir as inserções das guias.
Por exemplo, nas versões do Microsoft Word, abra um novo documento e vá para o menu Ferramentas. Navegue por Cartas e Correspondências na lista suspensa e escolha Envelopes e Etiquetas. Versões mais atuais permitem acesso direto a rótulos sem a necessidade de navegação por outras opções. O Corel WordPerfect chega ao mesmo local em um novo documento em branco. Quando estiver aberto, solte a guia do menu Formatar até Rótulos. Ambos os programas de software, em seguida, abrem uma caixa pop-up "ferramenta de etiqueta".
Escolhendo o modelo de etiqueta Pendaflex
Primeiro, selecione o tipo de rótulo desejado - nesse caso, um rótulo que corresponda ao formato das inserções da guia. A maioria dos programas tem a variedade de etiquetas Avery, Office Depot ou Staples pré-programadas. Por exemplo, o Avery Insert Tab Label 11136 é semelhante a muitas guias de inserção Pendaflex.Ao percorrer os números dos rótulos, um layout de rótulo de amostra é exibido ao lado das opções. Ele também irá fornecer medições de cada etiqueta. Escaneie as opções de modelo para ver se há correspondência para as inserções de guias. Selecione o formato da etiqueta e continue com a impressão.
Se nenhum formato de etiqueta corresponder ao tamanho do rótulo Pendaflex, pesquise modelos de rótulos de marcas como Avery ou Staples. Alguns ajustes de alinhamento podem ser necessários mesmo com modelos existentes ou baixados. Faça isso na caixa pop-up Label Tool, como "alinhamento" ou "margens".
Imprimir as etiquetas
Depois de escolher o tipo de etiqueta, defina se deseja imprimir uma folha dos mesmos rótulos ou rótulos diferentes. Agora crie o documento. Digite os dados para impressão e revise a folha de etiquetas antes de imprimir. Imprima uma folha de teste em papel comum e compare-a com a folha de etiquetas, certificando-se de que ela esteja alinhada corretamente. Volte e ajuste as margens, deslocando vertical ou horizontalmente conforme necessário.
Quando o arquivo estiver definido, vá até a impressora e determine se as inserções de etiqueta em branco precisam ser colocadas no alimentador de papel ou na bandeja de uma maneira específica. Carregue os rótulos em branco de acordo. Ajuste o alinhamento do alimentador para que as etiquetas sejam direcionadas corretamente pela impressora. Depois que o papel for carregado, selecione Imprimir no programa de processamento de texto.
Salvando Etiquetas como Modelos
Tanto a Microsoft quanto a Corel permitem que você salve um modelo de etiqueta no menu suspenso Arquivo do documento. Depois de criar um conjunto de planilhas que você pretende usar novamente, salve o arquivo como um modelo para acessá-lo facilmente. Salve-o na área de trabalho ou em um local de arquivo específico que seja fácil de lembrar.
