Prealerts de remessa são avisos dados aos compradores de mercadorias para que eles saibam que uma remessa está a caminho. Esses pré-selos são usados principalmente no transporte internacional, embora muitas outras empresas com apenas operações domésticas também possam usá-las. Um pré-aviso de remessa é muitas vezes enviado por fax ou e-mail para o cliente que recebe mercadorias vários dias antes da data de chegada prevista. Este aviso permite que o tempo do cliente se prepare para a chegada.
Entenda o propósito de um pré-aviso de embarque. Muitas empresas enviam um prealert por cortesia ao cliente. Ele mantém o cliente informado sobre os detalhes da entrega das remessas esperadas. Se você é uma empresa que envia mercadorias, forneça a seus clientes um aviso de cortesia desse tipo.
Determine seu método para enviar o aviso. O método mais comum usado para enviar notificações de remessa é por email.
Título do aviso. Inclua o título "Remetente de Remessa" na parte superior do aviso. Se você estiver enviando o aviso por e-mail, escreva isso também na linha de assunto. Inclua uma breve declaração informando ao cliente que isso serve como aviso de que as mercadorias encomendadas estão a caminho.
Indique os detalhes do pedido. Um pré-aviso de remessa deve indicar várias informações importantes. Deve indicar claramente o nome da sua empresa para informar imediatamente o cliente sobre quem está enviando este aviso. Inclua o tipo de método de envio usado, o número de rastreamento e a data de chegada esperada.
Inclua qualquer informação de desembaraço aduaneiro. Quando as mercadorias são enviadas para o exterior, há vários documentos importantes necessários para sua conclusão. Estes formulários são geralmente preenchidos pelo expedidor e transportador das mercadorias. Os documentos alfandegários garantem que as mercadorias possam ser desalfandegadas pela alfândega. Um pré-aviso de remessa inclui essas informações para mostrar ao cliente que os formulários apropriados foram concluídos. Se esses formulários não forem concluídos corretamente, poderá ocorrer um problema com a remessa.
Anexe outros documentos importantes. Com um pré-aviso de embarque, muitas empresas freqüentemente anexam certos documentos, que podem incluir um conhecimento de embarque, fatura comercial, lista de embalagem ou folha de dados de segurança de materiais, chamada de MSDS.
Inclua suas informações de contato. Este é um dos detalhes mais importantes que um pré-lançamento de remessa contém. Isso consiste principalmente em um número de telefone para o cliente ligar se surgir alguma dúvida, preocupação ou problema.
