Quando um empregado que usa um veículo pessoal para fazer o seu trabalho recebe uma compensação, o empregador também se beneficia. Usar um carro para fins comerciais pode ser caro. Mesmo a média de 100 milhas por mês significa várias centenas de dólares em despesas ao longo de um ano. Alguns empregadores estão dispostos a pegar a conta para atrair e manter as pessoas qualificadas que devem ter para serem bem-sucedidos. Existem dois modelos amplamente utilizados para compensar os funcionários pelo uso de seus próprios carros: o subsídio de carro e o reembolso de milhas.
Noções básicas de subsídios de carro da empresa
Um subsídio de carro da empresa é uma quantia predeterminada paga a um empregado como compensação por dirigir seu próprio veículo por motivos comerciais. MileIQ diz que as empresas usam permissões de carro para minimizar os custos contábeis. Uma vez que um funcionário tenha recebido um subsídio de carro, esse valor é simplesmente adicionado ao salário do empregado. Por exemplo, se o subsídio for de US $ 500 por mês, essa quantia será paga ao empregado por meio de seu contracheque.
Como as quantidades de permissão de carro são determinadas
Os empregadores confiam em duas estimativas para determinar quanto uma permissão de carro deveria ser. O primeiro é o número de milhas relacionadas a negócios que um funcionário dirige; o segundo é o custo de operar um veículo pessoal. O objetivo é determinar os custos operacionais do veículo, começando com o custo do gás. A empresa, então, adiciona despesas de seguro, impostos, manutenção, reparos e depreciação. O resultado é convertido em uma taxa por milha e multiplicado pela estimativa de milhagem. Este é essencialmente o mesmo procedimento que o Internal Revenue Service usa para definir sua taxa de milhagem padrão para o uso comercial de veículos. Consequentemente, o subsídio de carro médio é aproximadamente o mesmo que a taxa de quilometragem padrão do IRS. No entanto, o custo para uma empresa de pagar um subsídio de carro é maior do que quando um modelo de reembolso de quilometragem é usado e o empregado acaba com menos dinheiro após os impostos, de acordo com a Motus.
Consequências Fiscais dos Subsídios de Carros
O IRS considera subsídios de carro a renda que é tributável para o empregado da mesma forma que seu salário é tributável. Isso significa que as empresas também devem pagar os impostos aplicáveis sobre o valor, como a parte do empregador do imposto de seguridade social. Em contraste, um reembolso de milhagem é classificado como despesa de negócios. O empregado não paga imposto de renda ou outros impostos sobre o dinheiro, e o empregador não paga impostos sobre a folha de pagamento. Se um funcionário não receber nenhuma compensação por condução de negócios, ele poderá deduzir a milhagem na taxa padrão do IRS. Essa taxa foi fixada em 54,5 centavos por milha para o ano fiscal de 2018.
Modelo de Reembolso de Milhas
Quando uma empresa paga um reembolso de milhagem em vez de um subsídio de carro, as regras do IRS estabelecem limitações e requisitos de documentação que não se aplicam a subsídios. O funcionário deve manter um registro de quilometragem que inclua as leituras do odômetro, juntamente com a finalidade e o destino de cada viagem de negócios. Apenas viagens por motivos puramente comerciais são elegíveis - o deslocamento diário de ida e volta para o trabalho não é uma quilometragem qualificada. Como os reembolsos de milhagem não são rendimentos tributáveis, o empregado acaba com mais dinheiro em comparação com o valor após o imposto de um subsídio de carro.
