Muitas vezes, nos negócios, somos obrigados a incluir uma carta de apresentação que acompanhará um relatório maior que pode ser enviado por correio, entrega especial ou até mesmo por e-mail. Uma carta de apresentação formal tem um propósito muito específico e deve ser escrita de tal forma que introduza e descreva o conteúdo, reitere o tema principal do relatório, bem como indique os próximos passos ou ações a serem tomadas.
Escrevendo uma carta de apresentação de relatório
Use o papel timbrado da empresa para compor a carta de apresentação de um relatório em consideração à importância do documento que acompanha. Mesmo se usar o e-mail parado, trate-o como uma carta de apresentação, incluindo uma imagem do logotipo da empresa na página de e-mail.
Inclua a data do dia, bem como as informações do endereço, incluindo nome e sobrenome, título, nome da empresa, endereço da rua e da cidade, código postal. Use a saudação “Querido” seguida de uma saudação formal, como as abreviações de Sr., Sra. Ou Sra., Se o indivíduo for um estranho ou “Querido” com o primeiro e / ou último nome do destinatário, se o indivíduo for conhecido.
Declare o propósito da carta no corpo da carta usando as palavras como “Esta carta fornece o (nome do relatório) para sua revisão ou comentário (ou qualquer que seja a ação desejada). Use esta oportunidade para resumir brevemente o que é o relatório. Tente resumir o objetivo do relatório da forma mais sucinta possível - em uma ou duas frases no máximo.
Observe a conclusão do relatório aqui sem revelar a essência das conclusões do relatório. Você quer que o leitor leia o relatório real e não apenas a carta de apresentação. A carta de apresentação deve estimular o apetite do leitor para o que será encontrado no relatório final.
Ter uma conclusão formal ou próxima seção de etapas onde você declara quais são as ações desejadas do destinatário. Você quer que eles passem o documento ou assinem o documento ou coordenem uma reunião maior para apresentar os resultados? Seja muito específico sobre os próximos passos, bem como o dia e a data, caso seja necessária uma ação sensível ao tempo.
Termine a carta de apresentação com um sinal formal como cordialmente, muito sinceramente ou com os melhores cumprimentos. Inclua o nome e o título do autor da carta. Liste os nomes de outras pessoas que receberão o relatório e a carta de apresentação em uma lista de cc.
