As empresas mantêm sistemas de estoque usando sistemas de estoque periódicos ou perpétuos. O sistema de estoque perpétuo mantém um saldo de estoque em tempo real. O sistema de inventário periódico atualiza apenas o saldo do estoque quando uma contagem física é realizada. Sistemas de inventário permanente exigem que uma contagem de inventário físico seja feita anualmente, enquanto um sistema de inventário periódico realiza contagens de inventário físico com mais frequência. Para ambos os sistemas, a diferença entre a contagem de estoque físico e a quantidade informada no sistema de estoque é ajustada por meio de um ajuste de estoque.
Inventário físico
Os ajustes de estoque exigem que uma contagem de estoque físico ocorra para que o contador possa compará-lo com o saldo de estoque registrado no sistema. Toda a atividade deve cessar durante a contagem do inventário físico para manter a integridade da contagem. Os funcionários da empresa contam e registram manualmente cada unidade contida no depósito durante o inventário físico.
Ajustes periódicos de estoque
No sistema de inventário periódico, o proprietário da empresa registra uma alteração no estoque quando ele conta fisicamente o estoque. Ele compara o saldo atual de estoque registrado com a contagem de estoque que acabou de criar. A diferença é registrada como um ajuste de estoque. O lançamento contábil de ajuste de estoque inclui um débito para Custo de mercadorias vendidas, um crédito para Compras e um débito ou crédito para estoque. O proprietário determina o valor das compras com base no acúmulo de compras feitas ao longo do mês. O valor do estoque é calculado com base na diferença entre a contagem do estoque físico e o saldo do estoque no sistema. Se o valor do estoque representar um aumento no saldo do estoque, a conta será debitada. Se o valor do estoque representar uma redução, a conta será creditada. O montante do custo de mercadorias vendidas é determinado calculando o número necessário para equilibrar a entrada.
Ajustes Perpétuos de Inventário
Em um sistema de inventário permanente, as transações de compras e vendas afetam o saldo do estoque no momento da transação. O estoque final registrado em um sistema de inventário permanente teoricamente deve corresponder à contagem de estoque físico. O contador compara o inventário físico com o saldo do sistema de estoque. O contador registra a discrepância como um ajuste de estoque. A quantidade de discrepância é cobrada ao Custo da mercadoria vendida com a outra parte da entrada que cobra o estoque. Se a contagem de estoque físico mostrar um saldo maior que o sistema de estoque, o contador debitará Estoque e créditos Custo da mercadoria vendida. Se a contagem do estoque físico mostrar um saldo menor do que o sistema de estoque, o contador debitará o Custo da mercadoria vendida e o estoque de créditos.
Análise de Inventário
Alguns ajustes de estoque ocorrem como resultado de uma atividade comercial normal, como erros de inventário ou erros de entrada de dados. O contador precisa analisar grandes ajustes de estoque para determinar por que os grandes ajustes estão ocorrendo. Erros freqüentes na entrada de dados exigem re-treinamento ou reestruturação de responsabilidades. Grandes ajustes de estoque inexplicáveis podem ser resultado de roubo, indicando que a segurança precisa aumentar.
