Um banco de dados da igreja fornecerá informações básicas sobre cada membro de sua congregação com um clique do mouse do computador. Longe estão os dias das cadernetas de endereços de papel, com seus arranhões e cortes de galinha secretariais à medida que as famílias evoluem e se mudam. Com um banco de dados, tudo fica organizado e atual, permitindo que você compartilhe informações de contato dentro de uma família da igreja.
Colete as informações de contato de todos que freqüentam sua igreja. Você pode fazer isso distribuindo um formulário para os congregantes preencherem em um serviço ou usando uma lista de email, permitindo uma resposta por email ou vinculando a um site de formulário on-line, como o SurveyMonkey.com.
Para cada família, certifique-se de obter seu nome, endereço, número de telefone e e-mail. Você também pode querer incluir aniversários, data de aniversário e informações pertinentes sobre cada criança, como idade e interesses especiais.
Comunique o propósito do banco de dados da igreja a cada indivíduo. Peça permissão às pessoas antes de incluí-las em um arquivo público, e se elas não quiserem que suas informações sejam compartilhadas, torne-as um arquivo "privado" ou deixe-as fora da lista.
Inicie uma planilha do Excel. A primeira coluna deve ser para os nomes dos membros da família, seguida de uma segunda coluna para o endereço residencial. A terceira coluna deve incluir um número de telefone, uma quarta coluna deve ter um endereço de e-mail, e uma coluna final pode incluir quaisquer notas ou preocupações que a equipe pastoral deve estar ciente.
Você também pode criar isso no Microsoft Word, no Open Office ou em qualquer outro programa que permita criar um arquivo imprimível, porém eletronicamente útil, que possa ser armazenado no computador ou salvo em um disco.
Salve o arquivo depois que todas as informações forem inseridas. Este banco de dados deve ser mantido em algum lugar onde seja facilmente acessível para aqueles que o usam regularmente (como o pessoal da igreja), mas não para aqueles que não precisam da informação. Considere colocá-lo em um disco rígido compartilhado ou senha protegendo-o para evitar bisbilhoteiros.
Considere adquirir um programa de banco de dados projetado para igrejas, como o Servant Keeper. Sua planilha do Excel, neste caso, seria simplesmente um rascunho. Insira novamente as informações finais e organizadas nos campos designados do programa de banco de dados. Salve seu trabalho.
Itens que você precisará
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Computador com acesso à Internet
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Informações de contato para todos os fiéis que querem ser incluídos
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Secretário ou voluntário de entrada de dados
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Programa de planilha como o Microsoft Excel
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Software de banco de dados (opcional)
Dicas
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Mantenha as informações confidenciais em sigilo. Respeite a privacidade da sua congregação. Verifique novamente a ortografia dos nomes e os dígitos dos números de telefone para precisão.
Aviso
Se você tiver um problema com o software de banco de dados ou acreditar que ele está quebrado, não tente "consertá-lo". Você pode acabar com arquivos valiosos. Em vez disso, use o número de atendimento ao cliente fornecido com o software.
