Um comitê de planejamento de eventos pode ser útil se você for responsável por uma atividade grande ou complicada. O comitê deve ser formado cedo para poder participar do planejamento do início ao fim. Assumir a liderança no estabelecimento de prazos e no recrutamento de membros do comitê.
Comece a fazer planos para o comitê meses antes do evento. Estabeleça a frequência com que o comitê deve se reunir e mantenha as reuniões no mínimo para que as pessoas não fiquem entediadas. Agende reuniões extras conforme o evento se aproxima.
Estabeleça as responsabilidades dos membros do comitê e planeje todos os subcomitês antes de abordar as pessoas para participar do comitê.
Convide pessoas para participar do comitê. Concentre-se em pessoas que demonstraram interesse no evento ou que tenham experiência em planejar eventos semelhantes. Peça pessoalmente e dê ao indivíduo todos os detalhes que você planejou até aquele momento. Envie-lhes e-mails agradecendo-os por se juntarem à sua comissão e lembrando-os dos detalhes da sua primeira reunião.
Peça a cada membro que preencha um pequeno formulário com informações de contato na primeira reunião. Revise os agendamentos da reunião e forneça detalhes sobre o evento e quaisquer ativos ou problemas atuais. Indique onde você precisa de ajuda e quais decisões precisam ser tomadas. Chame os subcomitês e deixe o grupo determinar quais membros serão responsáveis por eles. Designe os presidentes das subcomissões até o final da primeira reunião.
