Como acionista ou até mesmo cliente, você tem o direito de se comunicar com a diretoria de uma empresa. Você pode estar parabenizando o figurão pelo ótimo trabalho que ele está fazendo ou por apresentar uma reclamação construtiva para melhorar os bens ou serviços que a empresa oferece. Não importa a situação, existem algumas convenções que você deve seguir quando entrar em contato com alguém no escalão superior de uma empresa. Com um pouco de sorte, você receberá uma resposta em breve e obterá a alteração desejada.
Considerações
Entenda a mentalidade de muitos membros do conselho da empresa. Eles não chegaram ao 50º andar por serem flores de parede tímidas. Os membros do conselho são geralmente pessoas espertas, trabalhadoras, que frequentaram a faculdade (inclusive a faculdade de administração) e subiram na hierarquia da empresa. Tente se comunicar em termos claros e profissionais para alcançá-los. De acordo com a Universidade da Carolina do Norte, você deve presumir que a pessoa que está lendo a sua carta tem uma quantidade limitada de tempo para considerar sua carta, então tente não ser muito prolixo.
Formatação
Empregue o formato de carta comercial padrão. Isso não é difícil de fazer e diz ao membro da diretoria (e a sua secretária) que você é provavelmente uma pessoa razoável e racional, cujas preocupações devem ser consideradas. Comece com seu endereço completo e outras informações de contato, depois inclua a data e depois o endereço do membro do conselho. A próxima parte da carta é a saudação. Tente evitar títulos baseados em gênero. Por exemplo, comece uma carta para Chris Bridges com "Dear Chris Bridges". Se você usar "Mr.", você corre o risco de sair com o pé errado no caso "Chris" é a abreviação de "Christine".
Tom
Escreva em um tom calmo e profissional, mesmo se você estiver chateado. Para verificar isso, coloque sua carta de lado por alguns dias e leia-a quando estiver em um estado mais frio. Se ainda estiver preocupado, peça a um amigo que leia sua carta para procurar uma linguagem incendiária.
Propósito
Estabelecer no primeiro parágrafo completo por que você está escrevendo e suas qualificações. Isso pode ser muito simples: “Estou escrevendo como acionista para registrar meu descontentamento em relação à decisão do conselho de…” Ao informar que você é um acionista, ele sabe imediatamente que não deveria simplesmente ignorá-lo.
Evidência
Forneça as evidências necessárias para apoiar sua reivindicação. Forneça o máximo de detalhes específicos que você puder para permitir que o membro do conselho tome providências com seu problema específico. Por exemplo, "A última vez que sua empresa investiu em títulos lastreados em hipotecas, os lucros do próximo ano foram reduzidos em 50%".
Efeitos
Ofereça um curso de ação para o membro do conselho tomar, mesmo que seja algo tão simples como responder a você com relação à sua preocupação. Enquanto o VIP pode recusar o seu pedido, deve ser fácil para ela descobrir o que você quer. "Eu gostaria de receber registros das transações recentes da empresa …"
Empacotando
Termine a sua carta com as breves e padronizadas pessoas que os empresários esperam. Por exemplo: "Aguardo sua resposta e agradeço sua atenção a esse assunto". É uma coisa pequena, mas é importante: assine seu nome com clareza e ousadia no final da carta.
