Os fundos em garantia são quantias depositadas por um comprador ou vendedor em uma conta de garantia neutra de terceiros, na qual os fundos são mantidos até a conclusão de um depósito. Os fundos mantidos em uma conta de depósito são considerados fundos mantidos em confiança. Eles só podem ser desembolsados mediante autorização por escrito de todas as partes de um depósito. Regras rigorosas se aplicam ao tipo de conta em que devem ser mantidas, bem como à manutenção de registros envolvidos.
Itens que você precisará
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Registro de nome comercial fictício
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Número de identificação federal
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Resolução corporativa para configurar uma conta
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Sistema de contabilidade de dupla entrada com registros auxiliares
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Depósito bancário inicial
Configurar uma conta fiduciária
Entre em contato com um banco comercial sobre como configurar uma conta de confiança. A maioria dos bancos comerciais oferece esse serviço, assim como bancos de negócios. É uma conta separada que só pode ser usada para fundos fiduciários recebidos e desembolsados. A maioria dos bancos solicitará uma declaração de arquivamento fictícia se a conta fidedigna estiver configurada em nome de outra pessoa que não seja um indivíduo. Eles também solicitarão um número de identificação federal para o negócio. Isso é obtido do Internal Revenue Service. Se a conta estiver sendo aberta por uma corporação, o banco exigirá uma cópia da resolução corporativa autorizando a criação da conta. A conta também deve dizer "conta de confiança" no título.
Faça o depósito inicial na conta de depósito. As leis estaduais variam quanto à quantia que pode ser depositada em uma conta de garantia pelo proprietário da conta. Isso é para evitar a mistura de fundos entre o proprietário da conta e os depósitos do cliente. Por exemplo, na Califórnia, o depósito máximo em uma conta de confiança por um proprietário é de US $ 200. Você deve entrar em contato com o departamento de estado das corporações para determinar os limites aplicáveis.
Configure um sistema de contabilidade para a conta de confiança. O sistema deve conter um razão geral mostrando todos os fundos depositados e retirados da conta, incluindo quaisquer encargos e taxas bancárias. O ledger também deve conter um razão auxiliar para cada transação que ocorrer. Por exemplo, se um depósito for aberto em uma compra residencial, ele deverá receber um número de identificação. Esse número é entrado no ledger subsidiário, onde qualquer depósito ou saque nesse depósito deve ser registrado separadamente no ledger subsidiário.
Manutenção de registros para fundos de depósito
Depositar os fundos de depósito recebidos na conta fiduciária de depósito. Sempre forneça aos clientes uma cópia para o recebimento dos fundos que eles lhe deram e uma cópia do comprovante de depósito feito para o banco. Além disso, mantenha uma cópia do depósito para seus registros.
Faça uma entrada no razão geral mostrando os fundos recebidos e também no livro auxiliar atribuído à transação específica relacionada aos fundos depositados.
Saldo todos os ledgers subsidiários a cada mês para que o total de todos os ledgers subsidiários combinados seja igual ao saldo contábil da conta fiduciária.
Desembolsar Fundos de Custódia e Equilibrar a Conta
Desembolsar fundos, escrevendo um cheque contra a conta de confiança a pagar a quem está autorizado a receber os fundos.
Faça uma entrada no razão geral mostrando os fundos desembolsados, bem como no livro auxiliar, mostrando o mesmo desembolso.
Saldo a conta no final da transação, certificando-se de que há um saldo zero mostrado no razão subsidiário para a transação. Por exemplo, se durante o depósito um depósito foi recebido e retido no valor de US $ 5.000, quando a transação for fechada, esse valor deverá ser desembolsado para que o saldo da conta fiduciária dessa transação seja zero.
Reconcilie a conta de confiança com a conta bancária no final do mês. Por exemplo, o saldo na conta de confiança deve ser igual ao saldo ajustado da conta bancária no final de cada mês. O saldo ajustado da conta bancária é o saldo final do extrato bancário mais quaisquer depósitos ainda não mostrados pelo banco, menos quaisquer cheques ainda não apurados pelo banco.
Dicas
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Existem vários sistemas de contabilidade disponíveis especificamente projetados para contas de confiança. Entre em contato com seu contador local ou CPA para obter conselhos sobre como estabelecer um sistema de manutenção de registros de conta de confiança.
Aviso
Tenha cuidado para nunca misturar seus fundos pessoais com fundos de conta de confiança. Isso significa não depositar dinheiro pessoal ou da empresa em uma conta fiduciária ou retirar fundos fiduciários para uso pessoal.
