Classificar a diferença entre os tipos de conta é essencial para entender como contabilizar transações comerciais. Espera-se que os proprietários de negócios e a equipe contábil sejam capazes de discernir rapidamente a natureza das transações. O momento dos fluxos de caixa da transação é a chave, mas, uma vez determinado o tipo de conta, pode ser ainda mais importante descobrir o que fazer com a conta e como um analista a usará.
Cronometragem
A principal diferença entre passivo e despesa é o timing. Despesas são despesas do período atual que não têm benefício futuro. Os passivos existem quando uma empresa tem uma obrigação futura relacionada a um benefício já recebido. Quando um passivo é registrado, a empresa registra um passivo como um crédito e debita uma conta de despesa. Isso coloca a despesa no período em que os gastos futuros serão beneficiados, o que está de acordo com o princípio de equivalência.
Localização das demonstrações financeiras
As contas de passivo são encontradas no balanço patrimonial da empresa e são classificadas como de longo prazo ou de curto prazo com base na data em que o passivo vencerá. As despesas são encontradas na demonstração de resultados. Como as despesas são registradas no período a que se referem, não há necessidade de segregar pelo tempo. É importante observar que, como as contas do passivo alteram os saldos de um ano para outro, essas mudanças também são encontradas na demonstração dos fluxos de caixa (SoCF). As despesas estão incluídas no SoCF também, mas não são listadas explicitamente. Quando a renda líquida é ajustada para chegar a dinheiro de atividades operacionais na declaração, uma atividade de despesa é incluída.
Interpretação
Quando analistas interpretam demonstrações financeiras, passivos e despesas têm significados diferentes. Como os passivos representam obrigações futuras, os analistas estão preocupados com a capacidade da empresa de cumprir essas obrigações futuras. Essa qualidade é chamada de solvência de um negócio. Despesas, por si só, não são vistas como positivas ou negativas; no entanto, os analistas podem estar interessados em como as despesas surgiram. Se uma empresa tem altos níveis de despesas sustentadas em comparação com as receitas, isso pode ser mais preocupante do que uma empresa que tenha algumas despesas maiores.
Obrigações de Pagamento Futuro
Nem todos os pagamentos futuros são classificados como passivos. Os pagamentos futuros que são exigidos por uma empresa, mas onde a empresa não recebeu o benefício, não são registrados nos registros contábeis, mas são divulgados nas notas explicativas às demonstrações contábeis. Um exemplo comum desse fenômeno está na contabilização de contratos de patrocínio. Mesmo que uma empresa seja contratualmente obrigada a patrocinar um evento por cinco anos, a empresa não registrará uma responsabilidade inicial pelo contrato. A empresa registrará somente a responsabilidade pelo benefício recebido, mas não paga.
