Nenhum formato de fax definido se ajusta a todas as situações. No entanto, seguir algumas diretrizes gerais ajudará o destinatário do fax a localizar informações rapidamente no fax. Essas diretrizes também garantirão que o destinatário não tenha problemas quando o fax chegar e que você evite problemas ao enviá-lo.
Mantenha seu fax com 10 a 12 páginas. Muitas máquinas de fax de pequenas empresas não conseguem lidar com muitas páginas ao mesmo tempo. Grandes faxes também atam linhas telefônicas compartilhadas com aparelhos de fax. Divida seu fax em vários lotes se precisar enviar mais de 10 a 12 páginas. Diga ao destinatário para esperar mais de um fax de você.
Ajuste as margens da página ou o tamanho da fonte para ajudá-lo a obter menos páginas. No entanto, lembre-se de que tamanhos de fonte menores podem não ser muito fáceis de ler e margens pequenas podem parecer pouco profissionais, como em um currículo. Use pelo menos uma fonte de 11 pontos.
Escrever faxes em formato de carta comercial quando possível. As margens devem ter uma polegada nos lados esquerdo e direito e uma polegada e meia na parte superior e inferior, se possível. Espaço único sua letra, espaçamento duplo entre parágrafos. Inclua uma linha de dados na parte superior e blocos de endereço para o remetente e o destinatário antes da saudação. O bloco de endereço do remetente é o primeiro.
Inclua uma folha de rosto com o seu fax. A folha de rosto não precisa seguir um determinado formato de layout, mas deve incluir as informações de contato do remetente e do destinatário, quantas páginas o fax contém e uma linha de assunto informando de que trata o fax. Adicione algumas linhas para comentários pessoais sobre o fax. As informações de contato podem incluir nomes de pessoas físicas e jurídicas, nomes de departamentos, endereços, endereços de e-mail e números de telefone. A carta de apresentação deve ser de fácil leitura para que o destinatário possa encontrar rapidamente informações sobre ela.
Evite enviar faxes com gráficos, se possível. Eles demoram muito tempo para enviar e receber, e desperdiçam muita tinta. Além disso, eles geralmente não aparecem muito bem em faxes devido à impressão de baixa qualidade.
