Uma solicitação de propostas é um documento emitido por uma empresa, organização sem fins lucrativos ou agência governamental solicitando respostas de possíveis fornecedores para os requisitos listados. Embora os RFPs variem em tamanho, escopo e forma, eles geralmente abordam tópicos semelhantes. Uma RFP normalmente informará os fornecedores sobre a entidade patrocinadora, o que ela deseja obter e estabelecerá os termos e condições para seleção. Uma RFP geralmente pede aos fornecedores para explicar por que eles estão qualificados para responder, como pretendem atingir os objetivos descritos na proposta e o preço que esperam receber.
Descreva a finalidade e o escopo da RFP, incluindo os bens, produtos ou serviços que você deseja adquirir e as qualificações que você espera que o fornecedor possua. Isso permitirá que os fornecedores determinem se são elegíveis e desejam responder. Ao indicar que sua empresa precisa de 10.000 widgets azuis entregues em três meses, sua organização procura um local e equipamento para preparar e servir 200 refeições diariamente para clientes idosos ou sua agência exige treinamento para melhorar o atendimento ao cliente, você pode salvar seus próprios e seus tempo e esforço dos fornecedores.
Escreva uma descrição de sua empresa, organização ou agência que forneça aos possíveis fornecedores dados úteis. Como vai custar tempo e dinheiro para a maioria dos fornecedores responderem à sua RFP, isso ajuda a estabelecer uma relação de trabalho futura. Explique o que você pretende realizar com seu produto ou serviço. Identifique as pessoas a quem elas devem direcionar suas perguntas e correspondências.
Especifique o escopo do trabalho detalhadamente para que os fornecedores possam fazer projeções precisas de mão-de-obra, materiais e outros custos.Liste suas datas de conclusão projetadas para que elas possam desenvolver um cronograma realista. Descreva as condições que você espera que atendam, como padrões trabalhistas, ambientais e de segurança. Indique os padrões de desempenho de que você precisa e como espera monitorar e avaliar seu esforço.
Liste os planos, relatórios, produtos, serviços e materiais que você espera que eles entreguem e quando você gostaria que cada um deles fosse concluído. Os fornecedores podem ter circunstâncias que os impedem de entregar o que você solicita quando você espera. As diferenças entre suas expectativas e as de um fornecedor provavelmente serão objeto de discussão durante as negociações do contrato. Alguns RFPs incluem uma seção com itens padrão do contrato proposto, como cláusulas de cancelamento e acordos de confidencialidade.
Inclua em sua RFP os critérios que você usará para avaliar as respostas recebidas e a maneira e o prazo do prêmio para o licitante vencedor. Isso é importante para evitar reclamações de favoritismo ou outras práticas injustas. Muitos RFPs utilizam um sistema de pontos, concedendo pontos para itens como custo, escopo de trabalho, qualificações e pessoal.
