Um sistema integrado de contabilidade usa software acessível e fácil de usar. Mesmo as pequenas empresas podem adquirir um sistema desse tipo, que inclui muitas funções e recursos projetados para serem compatíveis entre si. Um sistema integrado geralmente inclui contas a pagar, receber, ativos fixos e um módulo de gerenciamento de estoque - todos conectados entre si e ao razão geral.
Significado
A principal característica de um sistema contábil integrado é que a informação é inserida uma vez e é compartilhada com outros módulos, incluindo o razão geral. Um único banco de dados de informações é usado e acessado por todos os aplicativos. Este nível de eficiência não pode ser alcançado por um sistema que não está integrado, onde os mesmos dados podem precisar ser inseridos repetidamente em diferentes módulos. Por exemplo, se você usar um módulo de contas a pagar não integrado, precisará inserir lançamentos contábeis no razão geral para reconhecer alterações no caixa, despesas e contas a pagar, um grande ônus para qualquer departamento de contabilidade.
Tipos
Sistemas integrados podem ser projetados para indústrias específicas, como manufatura, onde o módulo de contabilidade de custos é integrado ao razão geral e permite a fácil transferência de informações entre os dois programas. Às vezes, os programas são adquiridos separadamente e são integrados posteriormente. As grandes empresas geralmente desenvolvem sistemas personalizados internamente, que são mais caros, mas funcionam muito bem com atendimento e suporte internos ao cliente.
Benefícios
O principal benefício de um sistema contábil integrado é o aumento da eficiência. Por exemplo, quando uma venda é feita, o estoque é reduzido automaticamente junto com o reconhecimento da venda no razão geral. Não há necessidade de intervenção manual ou de um segundo passo neste processo - tudo é feito ao mesmo tempo pelo sistema integrado, um nível de eficiência disponível apenas com este tipo de software.
Considerações
Ao revisar os sistemas contábeis integrados, procure soluções de longo prazo para o seu negócio. Por exemplo, se você planeja vender on-line ou varejo, certifique-se de que o sistema selecionado possa atender a essas necessidades mais tarde, sem grandes problemas. Além disso, considere os custos a longo prazo de tal sistema, incluindo novas versões e treinamento de pessoal. Se você comprar um sistema e não obtiver novas versões com novas funcionalidades e atualizações, poderá estar perdendo oportunidades de eficiência em seus negócios.
