Um auxiliar de trabalho é uma ferramenta escrita para orientar o desempenho do trabalho em tempo real (quando necessário). Algumas ajudas de trabalho são escritas para suporte adicional ao desempenho exemplar dos funcionários. Por exemplo, se uma determinada função faz parte de uma descrição de trabalho, mas não é realizada diariamente, pode ser acessado um auxílio de trabalho que fornece informações sobre como realizar o trabalho com êxito final. Ajudas de trabalho contêm informações como listas de verificação, exemplos de formulários preenchidos e instruções sobre como fazer. Esta informação é realmente uma atualização e também pode ser considerada um tipo de ferramenta de trabalho (instruções passo a passo).
Itens que você precisará
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Descrição da tarefa escrita e padrões de trabalho
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Exemplos de documentos, planilhas e instruções de instruções escritas
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Pacote de software de computador como o Office 2007 Word ou um grande manual de referência de 3 furos
Revise a descrição e os padrões do trabalho. Você pode escolher aquelas responsabilidades de trabalho específicas que são feitas com menos frequência. Por exemplo, as avaliações de desempenho podem ser realizadas uma vez por ano. Portanto, uma vez que isso não é feito com muita frequência, pode haver a necessidade de uma atualização quando chegar a hora de preparar as avaliações. Um auxiliar de trabalho que forneça instruções detalhadas sobre como concluir a avaliação com formulários de avaliação de amostra preenchidos e instruções passo a passo pode ser muito útil (consulte Como escrever um Auxílio de trabalho).
Use muitos exemplos, como amostras de documentos preparados, planilhas e listas de verificação. Por exemplo, se um funcionário precisar fazer o backup do computador uma vez a cada trimestre, pode haver uma lista de verificação passo a passo com todas as informações necessárias para um backup bem-sucedido. A lista de verificação deve ser muito clara para evitar qualquer confusão.
Planeje o desenvolvimento do auxílio para obter o melhor uso e desempenho. Pode ser importante incluir especialistas no assunto (pessoas com alto desempenho com habilidades e experiência excepcionais) para determinar quais auxílios de trabalho são mais necessários. Também determine o formato que o auxiliar de trabalho terá (lista de verificação, instruções passo a passo, exemplos de planilhas e documentos). Outras decisões são formato (papel ou software) e quem irá gerenciar o projeto de auxílio de trabalho (consulte Ferramentas de Suporte de Desempenho),
Conduza um piloto (distribua o programa para um grupo selecionado por um determinado período de tempo) para garantir que o auxílio esteja escrito em linguagem clara, rápida e fácil de usar. Reveja o auxílio de trabalho no final do tempo previsto para fazer quaisquer alterações e melhorias antes de um grande "ir ao vivo" (implantação do auxílio de trabalho para todos os funcionários apropriados). A eliminação de todos os erros e erros no auxílio antes da liberação pode garantir um projeto mais bem-sucedido (consulte Lista de verificação para projetar materiais de trabalho eficazes).
Dicas
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Envolva as pessoas certas para apoiar e dirigir o programa de ajuda ao trabalho
Tenha especialistas no assunto e editores para revisar os materiais.
Lembre-se de atualizar quaisquer alterações feitas nas descrições de trabalho ao auxílio de trabalho.
Aviso
Não use o auxílio de trabalho em vez de treinamento.
Não conte com o auxílio de trabalho sendo uma cura para o mau desempenho.
