A confiança do consumidor é abalada sempre que há um escândalo corporativo. Devido a eventos que vão desde os resgates bancários de 2008 até a mais recente fraude na conta do Wells Fargo, os consumidores precisam ter certeza de que as empresas com quem trabalham são honestas e de alto nível. A auditoria é uma ferramenta poderosa para tranquilizar as partes interessadas da sua empresa. Isso permite que eles saibam que sua empresa está seguindo os padrões apropriados para contabilidade.
Embora seja natural se preocupar se sua empresa está sendo auditada ou está realizando uma auditoria, é uma oportunidade de rever suas práticas contábeis e encontrar áreas para melhoria. Uma vez que sua auditoria esteja concluída, seu auditor revisará suas descobertas. Se você estiver realizando uma auditoria interna, relate suas descobertas de maneira semelhante. Normalmente, os auditores compartilham suas descobertas de auditoria em um formato escrito padronizado que você pode revisar e implementar.
O que é uma auditoria?
Uma auditoria é uma análise objetiva das práticas financeiras da sua empresa. Normalmente, incluirá uma revisão de suas demonstrações financeiras e outros registros financeiros por um contador licenciado. O contador comparará as demonstrações financeiras de sua empresa com seus livros contábeis e garantirá que tudo esteja correto. Alguns tipos de organizações, como organizações sem fins lucrativos e empresas de capital aberto, são obrigados a realizar periodicamente auditorias de terceiros para garantir que estejam usando os fundos que os consumidores lhes confiam de maneira responsável.
Quais são os diferentes tipos de auditorias?
Existem dois tipos principais de auditoria: interna e externa. Uma auditoria interna é uma auditoria que você realiza em seu próprio negócio. Você ou sua empresa nomeia uma pessoa com conhecimento e experiência em práticas contábeis para revisar seus livros e demonstrações financeiras e garantir que tudo esteja em linha. As conclusões da auditoria interna são então relatadas aos tomadores de decisão de sua empresa, que podem incluir gerentes, diretoria ou outras partes interessadas.
Uma auditoria interna permite que você e sua empresa identifiquem e gerenciem os riscos e garantam que as políticas da sua empresa sejam seguidas. Você pode realizar auditorias internas periodicamente ou de forma contínua. As auditorias internas são mais flexíveis do que as auditorias externas e podem incorporar departamentos específicos e os objetivos maiores da sua empresa.
Auditorias externas são conduzidas por terceiros que não estão associadas ao seu negócio. Eles podem ser conduzidos ou supervisionados por organizações reguladoras, como a Public Company Accounting Oversight Board. O PCAOB define os padrões de auditoria para empresas e corretoras de capital aberto. Essas auditorias externas relatam suas descobertas de auditoria publicamente.
Existem vários tipos de auditorias externas, incluindo auditorias de conformidade, auditorias operacionais e auditorias de demonstrações financeiras. As auditorias de conformidade garantem que sua empresa está cumprindo com os requisitos regulamentares. As auditorias operacionais analisam o desempenho de sua organização e fornecem recomendações para melhoria. As auditorias das demonstrações contábeis também são chamadas de auditorias de atestado e, nesse tipo de auditoria, o auditor revisa as demonstrações contábeis e as operações contábeis da sua empresa.
Quais são as etapas da auditoria?
Se você estiver considerando uma auditoria interna ou externa para sua empresa, é importante conhecer as etapas envolvidas. Uma auditoria completa é demorada, mas a paz de espírito resultante vale o compromisso de tempo. Quais são as etapas da auditoria? Em geral, uma auditoria inclui planejamento, coleta de evidências e emissão de um relatório com os resultados da auditoria.
No estágio de planejamento, você esclarece o escopo da auditoria e por quanto tempo a auditoria durará. Você também pode agendar quaisquer reuniões ou visitas necessárias no local para que o auditor possa revisar seus procedimentos. O próximo passo é coletar evidências. A coleta de evidências inclui observar suas práticas e procedimentos contábeis, testar os procedimentos de controle de sua empresa e obter e revisar registros e declarações financeiras. O auditor analisa e inspeciona as evidências para se preparar para a próxima etapa.
Na última etapa, o auditor prepara um relatório com os resultados da auditoria, que às vezes é chamado de opinião de auditoria. O auditor apresentará o relatório às partes interessadas necessárias e também poderá divulgar os resultados publicamente, dependendo do tipo e escopo da auditoria.
Como relatar resultados de auditoria
Se você estiver conduzindo uma auditoria interna, poderá se perguntar como relatar os resultados da auditoria. Normalmente, os resultados de auditoria interna e externa são relatados por escrito, bem como entregues verbalmente às partes interessadas.
Para auditorias externas e internas, há uma estrutura geral que a maioria dos relatórios escritos segue. Para auditorias de conformidade, a organização de supervisão pode ter requisitos específicos para o que precisa ser incluído no relatório escrito. Um relatório de auditoria por escrito deve ser escrito de forma concisa e de uma forma que seja facilmente compreendida pelo leitor. Também deve incluir evidências para quaisquer descobertas de auditoria.
Em geral, um relatório de auditoria tem três seções: uma introdução, uma seção que descreve o escopo da auditoria e a opinião do auditor, que descreve as constatações da auditoria. A introdução indica as responsabilidades do auditor e as responsabilidades da sua empresa em relação à auditoria. Normalmente, incluiria também os nomes do auditor ou dos auditores e as datas da auditoria.
A seção de escopo descreve o processo de auditoria. Indica as áreas que foram auditadas, quem completou a auditoria e quando e quais critérios foram usados para executar a auditoria. Se for uma auditoria externa, por exemplo, ela indicaria quais padrões do órgão de governo estavam sendo usados para medir os resultados da auditoria. Para uma auditoria interna, referir-se-ia aos padrões e políticas da empresa que estavam sendo usados. A seção do escopo também descreve exatamente o que o auditor fez. O auditor incluiria as demonstrações financeiras que ela revisou e os testes que ela realizou.
A opinião do auditor é a seção final do relatório. É aí que o auditor declara o que encontrou e se sua empresa está em conformidade com os critérios da auditoria. Dependendo do tipo de auditoria, o auditor também pode incluir recomendações para melhorar ou resolver problemas encontrados durante a auditoria.
Depois de escrever seu relatório, o auditor normalmente apresentará suas descobertas às partes interessadas dentro da empresa. Em uma grande organização sem fins lucrativos, por exemplo, ela apresentaria suas descobertas a um comitê de auditoria, que supervisiona o processo de auditoria. O comitê discutiria as constatações de auditoria com o auditor e faria perguntas de esclarecimento antes de apresentar o relatório de auditoria ao conselho de administração.
Se você estiver conduzindo uma auditoria interna, a melhor abordagem para como redigir descobertas e recomendações de auditoria é declarar claramente o que você fez, quando fez e o que encontrou. Seu relatório não precisa ser longo. Ele precisa ser claro e atraente para que os gerentes e executivos de sua empresa tomem ações com base nos seus resultados, especialmente se você encontrar áreas que precisam ser melhoradas.
Quais são os diferentes tipos de resultados de auditoria?
Uma auditoria completa pode revelar áreas de fraqueza que precisam ser melhoradas. Na pior das hipóteses, pode descobrir fraude ou má gestão que você precisa relatar adequadamente às autoridades e endereço. As auditorias externas normalmente relatam os resultados da auditoria como um dos seguintes: uma opinião não qualificada ou limpa, uma opinião qualificada, uma opinião adversa ou uma abstenção de opinião.
Uma opinião sem ressalvas é o melhor cenário possível se a sua empresa estiver passando por uma auditoria externa. Isso significa que o auditor conseguiu concluir a auditoria e que sua empresa estava em conformidade com os critérios da auditoria. Por exemplo, em uma auditoria de demonstrações contábeis, uma opinião não qualificada significaria que as declarações estão em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos.
Uma opinião qualificada significa que houve um problema com a auditoria. O auditor pode não ter tido acesso a todas as informações e documentos de que precisava, por exemplo, ou pode não ter havido conformidade com os padrões aceitos para a área que está sendo auditada. Em uma auditoria de demonstrações contábeis, isso pode significar que o auditor encontrou uma ou mais áreas onde os princípios contábeis geralmente aceitos não estavam sendo seguidos. Embora este não seja o resultado ideal para o seu negócio, pode ser resolvido de forma rápida e fácil.
Uma opinião adversa é muito mais séria. Isso indica que o auditor encontrou uma deturpação ou distorção na área que está sendo auditada. No caso de uma auditoria de demonstração financeira, uma opinião adversa significa que o auditor constatou que as demonstrações financeiras de sua empresa não se alinham às práticas contábeis geralmente aceitas. Esse resultado é relativamente raro e pode ter um impacto negativo nas empresas de capital aberto. Algumas empresas viram uma queda nos preços de suas ações, por exemplo, após uma opinião adversa ter sido emitida.
Uma abstenção de opinião significa que o auditor não pôde concluir a auditoria. Isso pode ter ocorrido porque as demonstrações financeiras não estavam disponíveis ou porque o auditor não teve acesso total às informações de que precisava. Também pode significar que a administração de sua empresa não cooperou com o auditor. Às vezes, também indica que houve um conflito de interesses por parte do auditor. Por exemplo, ele pode ter um interesse financeiro na empresa que está sendo auditada.
Embora uma negação de opinião não seja o melhor cenário para você ou sua empresa, também não é o pior. Essencialmente significa que não há opinião e que a auditoria deve ser concluída em um momento futuro.
Como responder a descobertas de auditoria
Se sua empresa concluiu recentemente uma auditoria interna ou externa, é essencial responder aos resultados da auditoria. O primeiro passo é revisar cuidadosamente o relatório de auditoria com os auditores. Faça perguntas aos auditores para esclarecer as descobertas e sua experiência ao trabalhar com sua empresa. Você pode perguntar sobre como a cooperativa de seus funcionários estava com os auditores, por exemplo. Você também pode perguntar se houve alguma alteração no plano de auditoria original ou se o auditor teve alguma dificuldade durante o processo de auditoria.
Se o auditor encontrou áreas que precisam de melhorias, pergunte sobre detalhes específicos. Certifique-se de explicar qual é o problema e qual documento ou teste descobriu o problema. Você também pode perguntar se o auditor tem alguma recomendação específica para resolver a área.
Mesmo que nenhum problema seja encontrado, você ainda poderá aproveitar o conhecimento e a experiência do seu auditor. Você pode perguntar como sua organização se compara a outras organizações semelhantes, por exemplo. Você também pode pedir recomendações gerais para melhorar seus procedimentos contábeis ou práticas de relatórios.
No caso de uma opinião adversa ou qualificada, você deve considerar fornecer uma resposta formal e por escrito. Pode ser necessário que você responda por escrito, dependendo das políticas de sua empresa ou do órgão regulador que supervisiona sua auditoria. Sua resposta deve abordar diretamente cada questão levantada no relatório e discutir seu plano para resolver as questões levantadas nos resultados da auditoria. Você deve incluir etapas específicas e mensuráveis para melhoria e um cronograma para quando essas etapas serão concluídas. No caso de uma opinião adversa, você pode querer consultar um advogado antes de finalizar ou divulgar sua resposta.
O aspecto mais importante de responder a descobertas de auditoria - e talvez todo o processo de auditoria - é lembrar que o auditor não é um inimigo. O auditor está presente para ajudá-lo a melhorar e garantir que você mantenha a confiança do público. Apesar de passar por uma auditoria pode ser um processo estressante e assustador, pode dar a você e sua empresa a oportunidade de melhorar. Você pode encontrar maneiras de melhorar seu processo de contabilidade, por exemplo, o que pode economizar tempo e dinheiro.
