Se você possui uma propriedade de aluguel ou várias, é importante manter toda a papelada associada às propriedades organizadas. Você precisa de acesso fácil a arrendamentos e quaisquer adendos a eles se surgirem dúvidas de inquilinos, e você deve manter todos os pedidos de aluguel caso um candidato recusado faça uma reclamação futura contra você. Além disso, e talvez o mais importante, você pode deduzir as despesas do seu imposto de renda somente quando puder comprová-las em seus registros. A papelada necessária para os impostos é o mais desafiador para se manter organizado, porque há muito disso.
O que você deve manter
Mantenha sempre uma cópia do contrato de arrendamento, quaisquer adendas ao contrato de locação e todos os pedidos de locação de possíveis locatários em um local seguro. Uma boa ideia é criar um arquivo para cada propriedade alugada. Mantenha os arquivos em um arquivo. Você também precisa de provas sobre se você fez ou perdeu dinheiro com a propriedade alugada a cada ano e quanto. Você faz isso listando sua renda e subtraindo as despesas. Cheques cancelados, extratos bancários que mostram depósito direto ou recibos que você escreve, se você aceita dinheiro, comprovam a renda do aluguel. Seus recibos de qualquer coisa que você gasta em casa para reparos, seguros, impostos e qualquer outra coisa, como cupim e serviço de lixo, servem como prova de suas despesas. Você precisa manter registros separados de receita e despesas para cada propriedade alugada que você possui.
Trilha De Papel
Não há nada de errado em manter os registros à moda antiga, anotando suas receitas e despesas em um caderno ou livro-razão e guardando a documentação de renda e os recibos de despesas em uma caixa de armazenamento ou em um compartimento de seu caderno. Este método é aceitável para o Internal Revenue Service, de acordo com o site de aconselhamento jurídico Nolo. É uma boa ideia anotar no recibo o que era se essa informação já não estivesse no recibo. O método de papel pode ser a maneira mais simples de manter registros, especialmente se você sempre fez isso. Basta listar uma coluna de receita e uma coluna de despesas para cada mês para ver como você se sai no final do ano. Divida as despesas que você pode pagar uma vez por ano, como o imposto sobre a propriedade, por 12 para obter uma conta mensal verdadeira.
Métodos Eletrônicos
Muitos programas de software estão disponíveis para ajudar na manutenção de seus registros. Softwares de planilhas, como o Microsoft Excel, o Lotus 1-2-3 e o Ability Office, podem acompanhar suas receitas e despesas. Você criaria uma planilha separada para cada propriedade alugada.Mas você ainda precisa manter cópias em papel de seus recibos de receitas e despesas, caso o IRS o audite. As outras opções para guardar recibos são usar um serviço de armazenamento da Internet para o qual você pode carregar seus recibos, como o Shoeboxed, ou usar uma versão doméstica, como a NeatReceipts, para manter recibos digitais em sua casa. Uma vez por mês, observe seus recibos de receitas e despesas e insira os dados na planilha.
Software de gerenciamento de propriedades
Os senhorios também podem usar o software de gerenciamento de propriedades para manter a papelada da propriedade alugada organizada. O Quicken, por exemplo, possui um software que organiza toda a papelada para você. Ele também ajuda a encontrar todas as suas deduções fiscais, dá-lhe um lugar para registrar taxas atrasadas ou pagamentos parciais e permite comparar o status de suas propriedades de aluguel. O software de gerenciamento de propriedades geralmente possui muitos recursos avançados que os proprietários com uma ou duas propriedades podem não precisar. Proprietários com mais de 10 propriedades geralmente os consideram úteis, de acordo com Nolo.
