O aumento do uso de sistemas eletrônicos de contabilidade e gestão financeira nas empresas diminuiu o uso de documentos físicos em muitas empresas. A dependência de sistemas de gerenciamento de registros digitais e programas de contabilidade financeira permitiu que algumas empresas de auditoria oferecessem auditoria sem papel a empresas que administram principalmente um escritório sem papel. Modelos para uma auditoria sem papel foram estabelecidos por meio de regulamentações governamentais, métodos preferenciais das empresas de auditoria e propostas de organização contábil.
Acessibilidade
As empresas que optam por uma auditoria sem papel podem fornecer maior acessibilidade a documentos financeiros e declarações para auditoria de pessoal. O aumento da acessibilidade pode diminuir o tempo exigido pela equipe contábil e financeira para fornecer documentos aos auditores. Dependendo dos requisitos de segurança, a acessibilidade pode permitir que os auditores conduzam sua análise fora da instalação comercial.
Capacidade de rastreamento
A maioria dos sistemas de auditoria sem papel oferece relatórios e acompanhamento de habilidades durante todo o processo de auditoria. Os gerentes da empresa que está sendo auditada, bem como o gerenciamento da firma de auditoria, podem facilmente acompanhar e monitorar cada etapa do processo de revisão. Esse acompanhamento aprimorado pode ajudar a otimizar os requisitos de recursos e ajuda a gerenciar o cronograma de auditoria. O rastreamento e o gerenciamento do tempo podem ser essenciais, especialmente para empresas públicas com prazos de relatórios obrigatórios pela SEC.
Menos resíduos
Reduzir a necessidade de cópias duplicadas de documentos financeiros, instalações de armazenamento e materiais de escritório pode reduzir a quantidade de resíduos que ambas as empresas geram. As auditorias sem papel usam menos papel, toner de tinta, eletricidade e material de escritório do que uma auditoria tradicional com limite de papel. A redução no papel e suprimentos associados pode oferecer economia de custos e um benefício ecológico. Esse foco verde pode ser importante para empresas que querem promover sua empresa como sendo ecologicamente correta.
Revisão mais rápida
Uma auditoria sem papel pode levar menos tempo do que um processo tradicional de auditoria de trilha de papel. Documentos financeiros podem ser facilmente carregados para revisão e análise com maior precisão. O processamento eletrônico de tarefas de auditoria minimiza os erros humanos e a necessidade de inserir informações manualmente em um sistema de auditoria. Quando um item de auditoria é sinalizado para revisão adicional, os auditores podem facilmente enviar as informações para o líder financeiro para revisão e informações adicionais. Revisões eletrônicas podem levar menos tempo do que reuniões físicas presenciais com formulários em papel. Menos trabalho manual e revisões mais fáceis podem diminuir o cronograma total de auditoria.
Maior segurança
Documentos físicos são mais difíceis de proteger do que documentos eletrônicos. Os dados e documentos eletrônicos podem ser protegidos por meio de senhas e outros métodos de segurança digital. Um sistema de rastreamento eletrônico também pode indicar quem revisou cada elemento de dados para fins de análise de segurança. Documentos físicos podem ser copiados, perdidos ou colocados em um local não seguro. Uma auditoria sem papel aumenta a segurança do sistema financeiro de uma empresa.
