Com o avanço contínuo da tecnologia, uma das tendências mais recentes do século 21 tem sido o chamado escritório sem papel. Um escritório sem papel não é, na verdade, totalmente sem papel, mas usa um mínimo de papel e converte a maior documentação possível para o formato digital. Um escritório sem papel tem vantagens e desvantagens, sendo que ambos devem ser considerados por uma organização considerando uma transição da manutenção de registros convencional.
Mais compacto e eficiente
Os arquivos digitais exigem muito menos espaço físico do que os arquivos em papel e são muito mais fáceis de manter organizados. Além disso, os arquivos digitais arquivados são muito mais fáceis de acessar do que os arquivos de papel arquivados. Os arquivos digitais podem ser facilmente compartilhados entre muitos usuários de uma vez e acessados de locais remotos, aumentando a eficiência do trabalho.
Envionmentally Conscious
Menos arquivos de papel significam menos papel usado para cópias duplicadas e para manutenção geral de registros. Esse fator torna um escritório sem papel mais ambientalmente consciente na maioria dos casos. Para revistas on-line e outras publicações, a publicação digital significa a eliminação de tintas que contêm metais pesados, solventes e outras substâncias nocivas ao meio ambiente.
Preocupações com software e hardware
Um escritório sem papel é tão eficiente quanto o software e o hardware usados para armazenar os registros. Erros de software e falhas de equipamento podem causar grandes interrupções no funcionamento de um escritório sem papel. A manutenção do software e hardware de um escritório sem papel também é uma preocupação; A equipe de TI ou os consultores são muitas vezes uma necessidade, assim como os técnicos prestam serviços de manutenção ao hardware regularmente.
Erros de entrada de dados e curvas de aprendizado
Como em qualquer transição, a transição para um escritório sem papel geralmente envolve uma curva de aprendizado, especialmente em um ambiente de escritório em que os funcionários já não são experientes em computadores. Erros de entrada de dados podem ser caros e podem resultar em grandes problemas. Além disso, a entrada de dados e os erros de arquivamento podem resultar na classificação incorreta de registros, dificultando ou impossibilitando sua localização em uma data posterior.
Preocupações com segurança
Os registros digitais podem ser vulneráveis a acesso não autorizado, seja por hackers ou por falta de segurança por parte da equipe. Especialmente com registros médicos e legais confidenciais, a perda de dados pode resultar em responsabilidade significativa para a empresa envolvida, especialmente se houver negligência. A eliminação de registros digitais apresenta uma dificuldade especial, especialmente em um ambiente de rede compartilhado. Simplesmente apagar um arquivo não elimina completamente um registro digital, assim como jogar um documento em uma lixeira não impede que outra pessoa recupere o papel depois.
