Um escritório sem papel pode ajudar o meio ambiente, mas pode criar dores de cabeça no processo se um sistema de fluxo de trabalho adequado não for implementado. Mover tudo para o espaço digital requer o estabelecimento de procedimentos de controle de documentos e fluxo de trabalho que garantam que nada seja perdido na transição. Quando as caixas de entrada físicas recuam para as latas de lixo da história, as virtuais precisam substituí-las.
Indo Digital
Em um escritório sem papel, o objetivo é mover tudo o que for possível online. Os documentos impressos são digitalizados e colocados em um local compartilhado no sistema do computador, onde usuários autorizados podem acessá-los. Além dos benefícios ambientais, um escritório sem papel bem gerenciado pode tornar a informação mais fácil de encontrar do que nos sistemas de arquivamento tradicionais. As pastas em um arquivo virtual armazenam documentos antigos para não sobrecarregar as áreas acessadas com frequência, mas ainda estão disponíveis quando necessário.
Calendários compartilhados
Mover as agendas dos funcionários para um calendário compartilhado permite que os empregadores gerenciem o tempo de férias e outros assuntos que afetam o horário de trabalho. Também permite que colegas de trabalho acompanhem reuniões e outros eventos agendados. As equipes que compartilham calendários de trabalho podem monitorar quem está dentro e quem está fora do escritório e podem estruturar o fluxo de trabalho em projetos com isso em mente. Ser capaz de ver que as principais partes interessadas estão se dirigindo para uma conferência no final da semana, por exemplo, pode motivar alguém a concluir o rascunho de um documento ou contrato-chave mais rapidamente para que as partes interessadas tenham a oportunidade de oferecer sua contribuição antes o conteúdo está completo.
Gerenciamento de documento
Os escritórios sem papel precisam de um sistema que determine como os documentos devem ser mantidos e armazenados. Crie uma convenção de nomes de documentos e uma estrutura de pastas para facilitar a localização de documentos. Os sistemas de gerenciamento de documentos geralmente permitem o "check-out" e o rastreamento de alterações. Isso impede que várias pessoas trabalhem em um documento ao mesmo tempo e permite o controle de versão. Mandar que os documentos sejam atualizados no local compartilhado reduz os problemas que ocorrem quando os usuários fazem o download de um arquivo, fazem atualizações e os enviam por e-mail e não mantêm a versão oficial atualizada.
Gerenciamento de Projetos
O software de gerenciamento de projetos ajuda a acompanhar os marcos e prazos do projeto. Você precisará de um sistema que possa acompanhar as tarefas e os cronogramas do projeto e permitir que os funcionários indiquem quando algo foi concluído. As notificações devem alertar alguém quando uma nova tarefa precisar da atenção dela. Os indivíduos podem acompanhar seus próprios projetos, enquanto os gerentes podem ter uma visão holística do que está sendo feito em toda a equipe e realocar recursos conforme necessário. Os projetos devem ser arquivados digitalmente uma vez concluídos, juntamente com as lições aprendidas, para que a transferência de conhecimento possa ocorrer facilmente quando um projeto semelhante for iniciado mais tarde.
