Se você está planejando iniciar um call center, você pode deixar de lado a antiga recomendação de que localização é tudo. Como o seu único contato com os clientes - ou a maioria deles de qualquer maneira - nunca o visitará pessoalmente, o espaço adequado é mais importante do que o lugar. Os requisitos de infraestrutura e armazenamento de dados também são considerações vitais. Além disso, como o ambiente de trabalho pode se tornar bastante ruidoso, o layout físico não deve ser apenas confortável para os funcionários, mas também reduzir o ruído.
Requisitos de metragem quadrada
A Response Design Corp. - especializada no design de centrais de atendimento - discute os requisitos de espaço em termos de "pés quadrados por assento", recomendando que você permita de 125 a 150 pés quadrados por assento. "Este número de metragem quadrada aplica-se a todas as necessidades das áreas comuns, e não apenas às cúbicas", observa o Response Design. Quanto ao espaço do cubículo, ele cita um call center onde cada representante do atendimento ao cliente recebeu um cubículo de 33 pés quadrados. Combinando esses focos, se você pretende começar com 10 telefones, você precisaria de aproximadamente 330 pés quadrados de espaço para cubículos e um adicional de 920 a 1.170 pés quadrados para uma sala de reuniões, banheiros e armazenamento de dados.
Determinar os requisitos de infraestrutura
Trabalhe com um consultor de telecomunicações de negócios para determinar as necessidades de infraestrutura. A fiação interna, o sistema de telefonia e os requisitos de largura de banda estão entre as considerações mais importantes. Por exemplo, decida se as linhas telefônicas tradicionais de circuito comutado padrão ou Voice Over Internet Protocol são a melhor escolha. Se você escolher VoIP, verifique se um site em potencial já está configurado para o serviço de rede de fibra óptica e se é possível aumentar os custos de quaisquer modificações necessárias no pagamento do aluguel ou se é necessário pagar esses custos antecipadamente. Largura de banda refere-se à taxa de transmissão de dados, que por sua vez determina a velocidade e a eficiência de suas conexões com a Internet.
Otimize o ambiente de armazenamento de dados
Para garantir o tempo ea confiabilidade do sistema, instale o equipamento de dados em uma sala fechada equipada com um sistema de ar condicionado separado e equipamento de monitoramento de umidade. A Avtech Software, Inc., uma empresa especializada em controles de temperatura e ambiente do data center, recomenda uma temperatura ambiente entre 68 e 75 graus Fahrenheit e um nível de umidade relativa entre 45 e 55 por cento.
Compra de Software e Equipamentos
Em seu livro “Comdex Call Center Training Course Kit”, o autor e empresário Vikas Gupta recomenda que todos os novos call centers comecem com cinco tecnologias básicas. Estes incluem uma conexão à Internet, um distribuidor de chamadas automatizado, um sistema interativo de resposta de voz, integração de telefonia por computador e ferramentas de contato com o cliente. Se seu foco for em chamadas de saída, você também precisará de um software de discagem preditiva. Cada agente também precisará de um computador e de um fone de ouvido. Os preços dos softwares e equipamentos variam consideravelmente, portanto compare preços e obtenha pelo menos três citações antes de tomar uma decisão de compra.
Minimizar o ruído
Telefones tocando, conversas em andamento e equipamentos operacionais contribuem para um ambiente de trabalho ruidoso. Isso torna o planejamento de piso, layout e projeto de estação de trabalho para reduzir o ruído vital. As opções para isso incluem espaçar as estações de trabalho em vez de agrupar agentes, adicionar painéis de barreira de som entre as estações de trabalho, construir um ou dois escritórios particulares para reuniões e chamadas que exijam impressoras de privacidade e de habitação e máquinas copiadoras longe das estações de trabalho. Plantas e móveis macios, que impedem o ruído, como persianas, tapetes, almofadas e cadeiras acolchoadas, podem reduzir ainda mais o ruído.
