Poucas situações são mais desconfortáveis do que contar a um funcionário ou cliente: "Não". Os empresários geralmente acham que a recusa em atender solicitações cria sentimentos ruins sobre eles e sobre o negócio, o que pode afetar as vendas futuras. Pior ainda, quando um cliente ou funcionário recorre de uma decisão, você pode ter que dizer não não uma, mas duas vezes. Neste ponto, o escritor está preocupado com o tom correto a ser usado e quanta informação deve ser revelada, para que a correspondência não cause mais investigações ou mesmo ações legais.
Obter um pedaço de papel timbrado da empresa para usar em sua resposta. Uma resposta a um apelo representa a palavra final sobre o assunto e o uso de papel timbrado oficial ajuda a transmitir a impressão de autoridade.
Digite a data, pule um espaço e digite o nome completo e o endereço do destinatário.
Pule outro espaço, digite "Dear Mr./Ms.(insert name)" seguido por dois pontos. Se você acha que uma firmeza especial é necessária, omita "querido" e simplesmente digite o nome do destinatário. Pule outro espaço.
No primeiro parágrafo, informe imediatamente ao destinatário se seu recurso é concedido e explique brevemente por que ela recebeu seu pedido.
Se você não está concedendo o recurso, agradeça ao destinatário por seu interesse em seu negócio ou por seu trabalho árduo, e no final do parágrafo dê a ela a má notícia. Posicionar as más notícias no final do parágrafo permite-lhe a oportunidade de suavizar o golpe primeiro, o que ajuda a manter a boa vontade do destinatário. Explique a justificativa para negar a solicitação brevemente; evite dar tantos detalhes que o destinatário possa examinar a política e adivinhar você.
Forneça qualquer informação adicional de acompanhamento no segundo parágrafo. Se você negou o recurso, deixe-a saber que sua decisão é final e que o assunto está encerrado.
Digite "Cumprimentos" ou "Sinceramente" e pule três espaços de linha. Imprima a carta e assine acima do seu nome em tinta azul ou preta. Guarde uma cópia da carta para seus registros.
Envie a carta por carta registrada, a fim de manter um registro de sua resposta e prova de que o destinatário recebeu a carta. Este registro pode ser importante se o assunto for ao tribunal.
