Máquinas e equipamentos de escritório adequados ajudam as empresas a funcionar como máquinas bem lubrificadas. Embora cada empresa possa ter equipamentos específicos determinados pela indústria, existem tecnologias universais para todos os espaços de escritórios. Cada item trabalha em conjunto para garantir que as tarefas possam ser realizadas internamente, o que pode economizar tempo e dinheiro.
Computadores
Um computador pode ser considerado o equipamento de escritório mais importante. A Internet tornou possível conectar pessoas em todo o mundo, portanto, um sistema de computador bem equipado é imprescindível para administrar um negócio. As empresas podem escolher sistemas de PC ou Mac, com base na preferência. O importante é que um sistema seja escolhido para todo o escritório, o que permite a rede de escritório. Os laptops são mais caros que os desktops e costumam ser usados para trabalhar em casa.
Copiar máquinas e impressoras
Se um escritório precisa de uma copiadora de tamanho normal ou apenas de uma impressora três em um é determinado pelo tamanho do negócio. A maioria das grandes empresas tem uma carga pesada de cópias e cópias e precisa da durabilidade de uma copiadora de tamanho completo que possa imprimir remotamente e fazer cópias em larga escala. As copiadoras de alta qualidade podem ser uma necessidade, mas isso depende do negócio. Pequenas empresas podem economizar dinheiro e comprar uma pequena impressora com funções de cópia e digitalização, se for determinado que impressões de grande quantidade não serão uma ocorrência diária.
Máquinas de fax
O papel do aparelho de fax diminuiu no escritório com a introdução de e-mail e scanners, mas os aparelhos de fax padrão continuam sendo um grampo no escritório. As máquinas de fax possibilitam a transmissão de documentos, em vez de esperar pelo correio. As funções padrão de uma máquina de fax de escritório podem variar de acordo com a empresa. Os negócios de inicialização e os que enviam mais de 15 fax por dia geralmente precisam de uma alta capacidade de memória e velocidade de envio.
Sistemas de telefone
Escritórios têm telefones que muitas vezes apresentam várias linhas e identificação de chamadas. Uma opção de viva-voz possibilita chamadas em conferência. Embora nem todos os escritórios tenham uma secretária, os sistemas de atendimento garantem que os clientes nunca ouvem um sinal de ocupado. Estas são mensagens que são reproduzidas quando as chamadas chegam ao escritório e oferecem opções aos chamadores sobre como direcionar suas chamadas.
