As reuniões da Toastmasters permitem que os participantes pratiquem técnicas de falar em público e habilidades de liderança em um ambiente favorável e de apoio. O papel geral do representante é planejar e direcionar a reunião, coordenar com outros membros e garantir que a reunião seja executada de maneira suave e eficiente. O brindador também atua como um emcee, apresentando alto-falantes e outros participantes. Atuar no papel de instrutor lhe dá a oportunidade de usar as habilidades que você acumulou ao servir em outras funções de liderança.
Antes do encontro
Crie um programa detalhado para a reunião. Familiarize-se com a agenda da reunião e os participantes que estarão envolvidos na reunião.
Entre em contato com membros que estão agendados para um papel com antecedência. Isso não somente confirma a participação, mas também permite que os membros notifiquem com antecedência uma ausência repentina, para que outro membro possa ser contatado para preenchimento, se necessário.
Entreviste os palestrantes agendados e confirme sua presença. Reúna informações sobre o tipo de discurso, duração da fala, título e outras informações importantes. O número de oradores pode ser reduzido pelo Mestre de Tópicos de Tabela para manter a reunião na agenda se algum dos oradores apresentar uma fala mais longa que o normal.
Tenha sua agenda preparada antes da reunião. Certifique-se de que haja cópias suficientes disponíveis para distribuição entre os participantes.
Chegue cedo à reunião. Não só você será capaz de verificar se todos os participantes estão presentes e prontos para conduzir a reunião, você também pode cuidar de todos os detalhes de última hora, caso surja algum.
Durante o encontro
Sente-se perto da frente da sala. Isso lhe dará acesso rápido ao púlpito quando chamado.
Organize a reunião depois que o presidente apresentar você. Como mestre de brindes, você controla a reunião, exceto quando cede o controle a outros participantes, como os palestrantes, o Mestre de tópicos de tabela e o Avaliador geral. Você também executará tarefas como anunciar o tema da reunião, apresentando os participantes e assumindo o controle da reunião depois que eles terminarem.
Permaneça ciente do tempo que a reunião progride. Confirme se todos os discursos estavam dentro do prazo com o cronometrista e faça os ajustes necessários para garantir que a reunião permaneça dentro do cronograma.
