Uma das tarefas menos favoritas na operação de um negócio é pagar contas. A necessidade de rastrear, gerenciar e atender contas de entrada muitas vezes prejudica o foco do proprietário do negócio na construção de seu negócio. Como resultado, muitos proprietários de empresas dependem de um serviço de pagamento de contas para gerenciar seus pagamentos de saída. Além de gerenciar pagamentos de contas, um serviço de pagamento de contas pode evitar multas por atraso de pagamento e até economizar dinheiro em contas, aproveitando os incentivos de pagamento antecipado dos fornecedores.
Escolha um nome para o seu negócio de pagamento de faturas que seja único e memorável. Idealmente, o nome da sua empresa deve transmitir uma qualidade positiva que você gostaria de ter associado à sua empresa. Por exemplo, "Pagamento Seguro de Contas" pode sugerir segurança de uma forma que "O Serviço de Pagamento de Contas de Dave" não oferece.
Registre seu novo nome comercial no escritório do seu Secretário de Estado. Operar um negócio sob qualquer nome que não seja o seu próprio nome requer um Registro de Nome Fictício com seu Secretário de Estado. (Consulte o Recurso 1 para obter uma lista dos sites dos escritórios da Secretaria de Estado em todo o país.)
Visite sua prefeitura ou tribunal do condado para obter uma licença de fornecedor. Estados sem imposto sobre vendas, incluindo Montana, Alasca, Oregon, Delaware e New Hampshire, não exigem licenças de fornecedores.
Escreva um plano de negócios que inclua uma descrição da variedade de serviços de pagamento de contas que você fornecerá, um resumo de quem usará seus serviços, uma análise de empresas concorrentes, um plano de marketing, um plano financeiro e um orçamento projetado para seus primeiros três anos de operação.
Desenvolva seu próprio sistema para rastrear e fazer pagamentos em nome de seus clientes, ou considere a compra de software de pagamento de contas de clientes, como o BillPay ou o software de pagamento de contas PPS (consulte Recursos). O uso de softwares prontos ajudará você a atender melhor seus clientes e permitirá que você se concentre em encontrar clientes.
Crie um local seguro onde você armazenará os cheques, faturas, registros de pagamento, etc., bem como os relatórios que você fornecerá a cada um deles. As verificações, especialmente, devem ser mantidas em um cofre ou caixa de segurança trancada, e um arquivo de trava manterá os registros confidenciais em segurança.
Determine quanto você vai cobrar pelo seu serviço. Você pode abordar essa questão determinando quanto dinheiro você precisará ganhar por mês e, em seguida, estimar quantos clientes precisará alcançar esse número, ou poderá entrar em contato com serviços semelhantes e obter informações sobre sua estrutura de taxas.
Crie um folheto que apresente seu serviço e descreva os benefícios que você tem para oferecer a seus clientes, como pagamentos pontuais, melhor fluxo de caixa, evasão de multas por atraso de pagamento e descontos em pagamentos antecipados. Inclua suas informações de contato, número de telefone, endereço de e-mail, website, bem como seus termos iniciais e taxas contínuas.
Crie papel de carta comercial e envelopes que o ajudem a apresentar seu serviço da maneira mais profissional possível. As principais cadeias de suprimentos de escritório, como Staples, Office Max ou Office Depot, possuem pacotes de papelaria padrão que atendem às necessidades da maioria das empresas.
Envie uma carta de apresentação enfatizando a segurança e a conveniência do seu serviço de pagamento de contas, juntamente com um de seus folhetos, para todas as empresas da sua região que possam ser possíveis clientes. Envie suas cartas em pequenos lotes para que você tenha tempo de acompanhá-las.
Acompanhe suas cartas com ligações telefônicas pessoais para cada cliente em potencial. Você pode oferecer uma oferta especial "sem risco", como um mês de serviço gratuito, para atrair novos clientes para experimentar seu serviço.
Organize com seus novos clientes como as contas serão entregues a você. Eles serão trazidos para você? Você vai buscá-los? Ou você vai ao correio para recolhê-los?
Acompanhe seus clientes aos seus bancos para serem adicionados como signatários em suas contas correntes. Em seguida, solicite uma lista de fornecedores e fornecedores atuais de cada um de seus clientes, bem como quaisquer instruções especiais que eles tenham quando receber seus cheques.
Fornecer uma declaração mensal de contas recebidas, contas pagas e contas pendentes, para cada um de seus clientes, para que sua contabilidade possa ser atualizada e para que eles saibam exatamente quais obrigações foram cumpridas e quais permanecem pendentes. Anote todos os pagamentos que salvaram o dinheiro do cliente por pagamento antecipado.
Dicas
-
Não se esqueça de se pagar no final de cada mês com base nos serviços que você forneceu.
