Os deveres e responsabilidades de um departamento de faturamento variam muito dependendo do setor em que o departamento opera e do (s) cliente (s) que atende. No entanto, os departamentos de cobrança bem-sucedidos e bem gerenciados compartilham algumas constantes. Por exemplo, um gerente de faturamento eficaz deve mostrar sólidas habilidades de liderança, demonstrar um conhecimento prático de cobranças e práticas de cobrança e ter a capacidade de motivar os funcionários de maneira consistente.
Projete um cronograma de faturamento viável para garantir que os ciclos de faturamento e pagamento sejam concluídos em tempo hábil e de acordo com os padrões de controle de qualidade. Forneça à equipe cópias dos procedimentos da política de faturamento e um manual da empresa para facilitar a consulta.
Supervisionar as verificações de controle de qualidade. Monitore as comunicações escritas e verbais entre a equipe e os clientes. Procure a conformidade com as cobranças e os procedimentos de cobrança, bem como exemplos de ajustes e baixas executados corretamente.
Implementar cursos de treinamento para funcionários sobre os procedimentos e padrões da empresa. Oferecer técnicas de cold e soft calling, dicas de negociação e treinamento em software.
Gerencie relatórios sobre atividades de faturamento e cobrança. Forneça aos clientes cópias - não originais - desses relatórios. Agrupar informações em outros departamentos de faturamento para documentar contas em um só lugar.
Realize reuniões regulares de equipe. Analise o volume operacional e imponha alterações conforme necessário. Mantenha a moral alta ao reconhecer membros da equipe que oferecem um alto nível de desempenho, mostrar um histórico de comunicações eficazes para a gerência e acompanhar os funcionários, além de dar uma impressão positiva à organização e ao departamento de faturamento.
Dicas
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Atualize o sistema de computador do departamento de faturamento à medida que novas tecnologias estiverem disponíveis.
