Em muitos locais de trabalho, os memorandos servem como meios convenientes e eficazes de comunicação. Respondendo a perguntas em um memorando, em vez de em uma comunicação face a face, você pode aumentar o número de trabalhadores que sua resposta alcança e fornecer aos trabalhadores um documento físico ou eletrônico para referência posterior, caso eles se esqueçam da resposta que você deu. Para garantir que seu memorando seja o mais eficaz possível, formate sua comunicação adequadamente e a componha cuidadosamente com o público em mente.
Crie um cabeçalho de nota. Inclua a "Data:" seguida da data completa na qual você está enviando seu memorando, "Para:" com uma explicação de para quem você está enviando o memorando, "De:" com seu nome e "Assunto:" com uma descrição concisa do assunto. Se você estiver preparando seu memorando por e-mail, esse cabeçalho provavelmente já estará pronto para você. Se digitar sua nota, coloque todas essas informações na parte superior da nota, alinhadas à esquerda.
Coloque a questão na linha de assunto. Se a questão que você está abordando for excessivamente longa, condense-a encurtando-a em uma frase de duas ou três palavras significativas. Se você planeja abordar mais de uma pergunta em seu memorando, liste o assunto das perguntas, seguido de “Q & A” para alertar os funcionários sobre o conteúdo do memorando. Ao colocar essa pergunta ou a notação de perguntas e respostas na linha de assunto, você torna mais fácil para os funcionários encontrar a nota, caso precisem consultá-la posteriormente.
Responda a pergunta ou perguntas de forma concisa, mas clara. Os funcionários querem as respostas às suas perguntas, e não as divagações verbais. Ao manter sua resposta clara e curta, você pode aumentar a probabilidade de os leitores entenderem a resposta e responderem de forma eficaz a ela.
Diga aos funcionários com quem devem entrar em contato, se precisarem de informações adicionais. Se você quiser esclarecer qualquer confusão sobre as perguntas, peça para eles falarem com você. Se houver outro departamento em sua empresa que seja mais adequado para responder a perguntas sobre o tópico, peça a seus funcionários que consultem um indivíduo específico desse departamento e incluam as informações de contato desse indivíduo.
